Zpracovatelská smlouva

Standardní smluvní doložky mezi správci a zpracovateli podle čl. 28 odst. 7 nařízení (EU) 2016/679, přijaté prováděcím rozhodnutím Komise (EU) 2021/915, doplněné o přílohy I–IV a o doplňující ujednání pro službu TORMU.

Smlouva je uzavírána v českém jazyce; anglické znění je překladem pro informaci a v případě rozporu má přednost české znění (čl. A.7).

Tento dokument má tři části a čtyři přílohy. Část A vysvětluje, kdo jsou smluvní strany a jak se smlouva uzavírá. Část B obsahuje beze změny standardní smluvní doložky Evropské komise. Část C doplňuje doložky o konkrétní pravidla pro službu TORMU. Přílohy I–IV popisují strany, zpracování, bezpečnostní opatření a dílčí zpracovatele.

Část A – Úvodní ustanovení

A.1 Smluvní strany a pojmy

1. Zpracovatelem je provozovatel služby TORMU (dále také „Provozovatel“ nebo „TORMU“):

   Provozovatelem služby TORMU (tormu.cz) je SOMU s.r.o., IČO 30068312, DIČ CZ30068312 (neplátce DPH), se sídlem Rumunská 18/22, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 456778. Kontakt: support@tormu.cz, tel. +420 216 216 121.

2. Správcem je zákazník, který ve službě TORMU založil pracovní prostor nebo za něj tuto smlouvu přijal (dále také „Zákazník“). Správce je určen pracovním prostorem, v němž byla smlouva přijata, typem zákazníka, názvem a IČO zadanými při jeho založení nebo při pozdějším doplnění údajů o Zákazníkovi administrátorem pracovního prostoru, a prohlášením o oprávnění jednat (příloha I).

3. Je-li Zákazník sám zpracovatelem – typicky správce nemovitostí, který zpracovává údaje pro vlastníky nebo společenství vlastníků –, vystupuje Provozovatel jako jeho dílčí zpracovatel a tato smlouva se použije obdobně (čl. C.8).

4. Pracovní prostor je oddělený prostor ve službě TORMU, v němž Zákazník vede své nemovitosti, nájemní jednotky, nájemce, kontakty, měřidla, platby, dokumenty a vyúčtování. Služba je aplikace TORMU dostupná na tormu.cz a její rozhraní API. Obchodní podmínky jsou obchodní podmínky služby TORMU zveřejněné na tormu.cz/legal/terms. Doložky jsou standardní smluvní doložky v části B. Smlouva je tento dokument jako celek včetně příloh.

A.2 Předmět Smlouvy

1. Smlouva je smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 odst. 3 a 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „Nařízení“). Upravuje zpracování osobních údajů, které Zákazník do Služby vkládá nebo nahrává a které Provozovatel zpracovává jeho jménem – zejména údaje nájemců, vlastníků jednotek a kontaktů (příloha II).

2. Smlouva se nevztahuje na osobní údaje uživatelů Služby (registrace, přihlášení, relace, podpora). Pro ně je Provozovatel správcem; informace o tomto zpracování jsou v Zásadách ochrany osobních údajů (tormu.cz/legal/privacy).

3. Část B Smlouvy tvoří standardní smluvní doložky přijaté prováděcím rozhodnutím Komise (EU) 2021/915 ze dne 4. června 2021. Podle článku 1 uvedeného rozhodnutí naplňují tyto doložky požadavky čl. 28 odst. 3 a 4 Nařízení. Text Doložek je převzat z českého znění rozhodnutí (Úř. věst. L 199, 7. 6. 2021, s. 18) beze změn, pouze s volbou z alternativ podle čl. A.4 a s vyplněnými přílohami. Odkazy Doložek na nařízení (EU) 2018/1725 jsou ponechány tak, jak jsou v úředním znění; to nařízení se týká pouze orgánů a institucí Unie a na strany této Smlouvy se nepoužije.

A.3 Uzavření Smlouvy a její evidence

1. Smlouva se uzavírá elektronicky (čl. 28 odst. 9 Nařízení) zaškrtnutím políčka „Souhlasím s Obchodními podmínkami a Zpracovatelskou smlouvou a beru na vědomí Zásady ochrany osobních údajů“ při registraci, při prvním přihlášení přes Google nebo při přijetí pozvánky do pracovního prostoru, a dále při založení pracovního prostoru, kde uživatel zadá typ zákazníka (fyzická osoba, společenství vlastníků jednotek, bytové družstvo, správce nemovitostí, obchodní společnost), název a IČO, potvrdí prohlášení „Prohlašuji, že jsem oprávněn/a jednat za uvedený subjekt“ a zaškrtnutím samostatného políčka přijme Smlouvu za tento subjekt. Stejným způsobem doplní údaje o Zákazníkovi a přijme Smlouvu za něj administrátor pracovního prostoru, u kterého tyto údaje dosud nebyly zaznamenány (pracovní prostor založený před zavedením tohoto postupu); do jejich doplnění nelze v takovém pracovním prostoru vkládat ani měnit osobní údaje (čl. A.6 odst. 3 obdobně), čtení a export zůstávají dostupné.

2. O každém přijetí Provozovatel zaznamenává: přijímajícího uživatele (a jeho e-mail v době přijetí), označení dokumentu, verzi dokumentu, datum a čas přijetí, IP adresu, typ prohlížeče, příležitost přijetí (registrace, první přihlášení přes Google, přijetí pozvánky, založení pracovního prostoru, doplnění údajů o Zákazníkovi, opětovné přijetí) a pracovní prostor, pro který byla Smlouva přijata; při založení pracovního prostoru nebo doplnění údajů o Zákazníkovi navíc typ, název a IČO Zákazníka a čas potvrzení prohlášení o oprávnění jednat. Tentýž údaj o Zákazníkovi je uložen u pracovního prostoru. Tento záznam je dokladem o uzavření Smlouvy a nahrazuje podpis přílohy I. Zákazník vidí přijatou verzi, datum přijetí a záznam o Zákazníkovi v nastavení pracovního prostoru (Pracovní prostory → Nastavení → Právní záznam), svá vlastní přijetí v nastavení účtu (Právní informace); dřívější verze zůstávají dostupné ke čtení.

3. Uživatel, který Smlouvu přijímá nebo zakládá pracovní prostor za jinou osobu (společenství vlastníků, družstvo, společnost, správce), prohlašuje, že je za tuto osobu oprávněn jednat (§ 164, § 166, § 430 a § 441, u společenství vlastníků § 1205 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník), a na žádost Provozovatele své oprávnění doloží (§ 161 téhož zákona). Není-li k jednání oprávněn a zastoupená osoba jeho jednání bez zbytečného odkladu neschválí, je ze Smlouvy zavázán sám (§ 440 téhož zákona).

4. Smlouva je účinná okamžikem přijetí a trvá po dobu existence pracovního prostoru (čl. C.10).

A.4 Volby provedené v Doložkách

Doložky obsahují na několika místech alternativy. Pro tuto Smlouvu platí:

• doložka 1 písm. a): možnost 1 – nařízení (EU) 2016/679;
• doložka 5 (nepovinná doložka o přistoupení): nepoužije se; každý Zákazník uzavírá Smlouvu samostatně způsobem podle čl. A.3;
• doložka 7.7 písm. a): možnost 2 – obecné písemné povolení dílčích zpracovatelů ze schváleného seznamu (příloha IV) s oznámením změn nejméně 30 dnů předem; postup námitky upravuje čl. C.2;
• doložka 8 písm. c) bod 4, doložka 9.1 písm. b) a c) a poslední odstavec doložky 9.2: možnost 1 – článek 32, čl. 33 odst. 3, článek 34, resp. články 33 a 34 nařízení (EU) 2016/679;
• přílohy I až IV jsou vyplněny na konci tohoto dokumentu.

A.5 Vztah k Obchodním podmínkám

Smlouva je součástí smluvního vztahu mezi Zákazníkem a Provozovatelem, který se řídí Obchodními podmínkami. V případě rozporu mezi Doložkami a Obchodními podmínkami nebo jinými ujednáními mají přednost Doložky (doložka 4). Doplňující ujednání v části C doplňují Doložky v souladu s doložkou 2 písm. b); nesmějí být vykládána tak, aby byla v přímém nebo nepřímém rozporu s Doložkami nebo omezovala práva subjektů údajů.

A.6 Změny Smlouvy

1. Provozovatel může Smlouvu měnit jen z důvodů uvedených v Obchodních podmínkách (zejména změna právních předpisů nebo jejich výkladu, změna Služby, změna dílčích zpracovatelů nebo bezpečnostních opatření). Text Doložek v části B se nemění (doložka 2 písm. a)).

2. Změnu Provozovatel oznámí nejméně 30 dnů před její účinností e-mailem všem administrátorům pracovního prostoru a upozorněním v aplikaci. Oznámení obsahuje novou verzi, datum účinnosti a popis změn. Změny přílohy IV se řídí čl. C.2.

3. Zákazník, který se změnou nesouhlasí, může Smlouvu a smlouvu o užívání Služby do dne účinnosti změny vypovědět; do té doby platí dosavadní verze. Ode dne účinnosti Provozovatel vyzve administrátory k přijetí nové verze v aplikaci; přijetí je zaznamenáno podle čl. A.3 pro každý pracovní prostor, který uživatel spravuje. Do přijetí nové verze nelze v pracovním prostoru vkládat ani měnit osobní údaje (kontakty, nájemní smlouvy, dokumenty, faktury, importy); čtení a export zůstávají dostupné. Dřívější verze zůstávají dostupné ke čtení.

A.7 Jazyk

Smlouva je uzavírána v českém jazyce. Anglické znění je překladem pro informaci; v případě rozporu má přednost české znění.

Část B – Standardní smluvní doložky

ODDÍL I

Doložka 1 – Účel a oblast působnosti

a) Účelem těchto standardních smluvních doložek (dále jen „doložky“) je zajistit soulad s ustanoveními čl. 28 odst. 3 a 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

b) Správci a zpracovatelé uvedení v příloze I schválili tyto doložky, aby zajistili soulad s čl. 28 odst. 3 a 4 nařízení (EU) 2016/679 a/nebo čl. 29 odst. 3 a 4 nařízení (EU) 2018/1725.

c) Tyto doložky se uplatňují na zpracování osobních údajů, jak je upřesněno v příloze II.

d) Přílohy I až IV jsou nedílnou součástí těchto doložek.

e) Těmito doložkami nejsou dotčeny povinnosti, které správce musí plnit na základě nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725.

f) Tyto doložky samy o sobě nezajišťují soulad s povinnostmi týkajícími se mezinárodního předávání podle kapitoly V nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725.

Doložka 2 – Neměnnost doložek

a) Smluvní strany se zavazují, že doložky nebudou měnit, s výjimkou doplňování nebo aktualizace informací v přílohách.

b) To stranám nebrání v možnosti zahrnout tyto standardní smluvní doložky stanovené v tomto rozhodnutí do širší smlouvy nebo k nim doplnit další doložky nebo další záruky, pokud tyto nejsou se standardními smluvními doložkami v přímém nebo nepřímém rozporu nebo pokud neomezují základní práva nebo svobody subjektů údajů.

Doložka 3 – Výklad

a) V případech, kdy tyto doložky používají pojmy definované v nařízení (EU) 2016/679 nebo nařízení (EU) 2018/1725, mají tyto pojmy stejný význam jako v uvedeném nařízení.

b) Tyto doložky jsou chápány a vykládány v souladu s ustanoveními nařízení (EU) 2016/679 nebo nařízení (EU) 2018/1725.

c) Tyto doložky nesmí být vykládány způsobem, který by byl v rozporu s právy a povinnostmi stanovenými v nařízení (EU) 2016/679 / nařízení (EU) 2018/1725, nebo který by omezoval základní práva nebo svobody subjektů údajů.

Doložka 4 – Hierarchie

V případě rozporu mezi těmito doložkami a ustanoveními souvisejících dohod existujících mezi stranami v době, kdy jsou tyto doložky sjednány, nebo dohod uzavřených později mají přednost tyto doložky.

Doložka 5 – Nepovinná – Doložka o přistoupení

Nepoužije se (čl. A.4).

ODDÍL II – POVINNOSTI STRAN

Doložka 6 – Popis zpracování

Podrobnosti týkající se operací zpracování, zejména kategorie osobních údajů a účely zpracování, pro něž jsou osobní údaje zpracovávány jménem správce, jsou uvedeny v příloze II.

Doložka 7 – Povinnosti stran

7.1 Pokyny

a) Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě písemně doložených pokynů správce, pokud mu takové zpracování neukládá právo Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje. V tomto případě zpracovatel správce informuje o uvedeném právním požadavku před zpracováním, pokud to právní předpisy nezakazují z důvodů důležitého veřejného zájmu. Po celou dobu zpracování osobních údajů může správce rovněž vydávat další pokyny. Tyto pokyny musí být vždy písemně doloženy.

b) Zpracovatel neprodleně informuje správce v případě, že dle jeho názoru pokyny správce porušují nařízení (EU) 2016/679 / nařízení (EU) 2018/1725 nebo příslušná ustanovení Unie nebo členského státu o ochraně údajů.

7.2 Omezení účelu

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze pro konkrétní účel nebo účely zpracování, jak je stanoveno v příloze II, pokud od správce neobdrží další pokyny.

7.3 Doba trvání zpracování osobních údajů

Zpracování zpracovatelem probíhá pouze po dobu stanovenou v příloze II.

7.4 Zabezpečení zpracování

a) Za účelem zajištění bezpečnosti osobních údajů musí zpracovatel zavést přinejmenším technická a organizační opatření uvedená v příloze III. Součástí těchto opatření musí být ochrana údajů před narušením bezpečnosti, které by vedlo k jejich náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně, neoprávněnému zpřístupnění nebo přístupu k nim (porušení zabezpečení osobních údajů). Při posuzování vhodné úrovně zabezpečení vezmou strany v úvahu aktuální stav techniky, náklady na provedení, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování a rizika pro subjekty údajů.

b) Zpracovatel poskytne svým zaměstnancům přístup ke zpracovávaným osobním údajům pouze v rozsahu nezbytně nutném pro provádění, správu a kontrolu smlouvy. Zpracovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat obdržené osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti.

7.5 Citlivé údaje

Pokud zpracování zahrnuje osobní údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické nebo biometrické údaje za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, údaje o zdravotním stavu nebo o sexuálním životě či sexuální orientaci dané osoby nebo údaje týkající se odsouzení v trestních věcech a trestných činů (dále jen „citlivé údaje“), uplatní zpracovatel zvláštní omezení nebo další záruky.

7.6. Dokumentace a soulad

a) Strany musí být schopny prokázat dodržování těchto doložek.

b) Zpracovatel neprodleně a odpovídajícím způsobem vyřídí dotazy správce, které se týkají zpracovávání podle těchto doložek.

c) Zpracovatel poskytne správci veškeré informace potřebné k prokázání souladu s povinnostmi stanovenými v těchto doložkách, které vyplývají přímo z nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725. Zpracovatel též na žádost správce umožní audity činností zpracování, na něž se tyto doložky vztahují, a k těmto auditům přispěje, a to v přiměřených intervalech nebo pokud existují známky nesouladu. Při rozhodování o přezkumu nebo auditu může správce zohlednit příslušná osvědčení držená zpracovatelem.

d) Správce se může rozhodnout, zda audit provede sám, nebo jím pověří nezávislého auditora. Audity mohou rovněž zahrnovat kontroly v objektech a prostorách zařízení zpracovatele a případně jsou předem včas ohlášeny.

e) Strany na požádání zpřístupní informace uvedené v této doložce, včetně výsledků případných auditů, příslušnému dozorovému úřadu, respektive příslušným dozorovým úřadům.

7.7 Využívání dílčích zpracovatelů údajů

a) MOŽNOST 2: OBECNÉ PÍSEMNÉ POVOLENÍ: Zpracovatel má obecné povolení správce k zapojení dílčích zpracovatelů ze schváleného seznamu. Zpracovatel výslovně písemně informuje správce o všech zamýšlených změnách uvedeného seznamu přijetím nebo nahrazením dílčích zpracovatelů nejméně 30 dnů předem, čímž poskytne správci dostatek času na to, aby mohl vznést námitku proti takovým změnám před zapojením dotčeného dílčího zpracovatele / dotčených dílčích zpracovatelů. Zpracovatel poskytne správci informace nezbytné k tomu, aby správce mohl uplatnit své právo vznést námitku.

b) Pokud zpracovatel zapojí dílčího zpracovatele do provádění konkrétních činností zpracování (jménem správce), učiní tak prostřednictvím smlouvy, která ukládá dílčímu zpracovateli v podstatě stejné povinnosti v oblasti ochrany údajů, jaké jsou v souladu s těmito doložkami uloženy zpracovateli údajů. Zpracovatel zajistí, aby dílčí zpracovatel plnil povinnosti, které se na zpracovatele vztahují podle těchto doložek a nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725.

c) Zpracovatel poskytne správci na jeho žádost opis dohody s dílčím zpracovatelem a veškeré následné změny dohody. V rozsahu nutném k ochraně obchodního tajemství nebo jiných důvěrných informací, včetně osobních údajů, může zpracovatel před poskytnutím opisu text dohody upravit.

d) Zpracovatel nese vůči správci plnou odpovědnost za to, aby dílčí zpracovatel plnil povinností vyplývající z jeho smlouvy se zpracovatelem. Zpracovatel správce uvědomí, pokud dílčí zpracovatel neplní své povinnosti vyplývající z uvedené smlouvy.

e) Zpracovatel s dílčím zpracovatelem schválí doložku ve prospěch třetí strany, podle níž v případě, že zpracovatel fakticky zmizí, z právního hlediska zanikne, nebo se ocitne v platební neschopnosti, má správce právo ukončit smlouvu s dílčím zpracovatelem a pověřit dílčího zpracovatele, aby osobní údaje vymazal nebo vrátil.

7.8 Mezinárodní předávání údajů

a) Jakékoli předání údajů zpracovatelem do třetí země nebo mezinárodní organizaci se provádí pouze na základě písemně doložených pokynů správce nebo za účelem splnění konkrétního požadavku podle právních předpisů Unie nebo členského státu, které se na zpracovatele vztahují, a to v souladu s kapitolou V nařízení (EU) 2016/679 nebo nařízení (EU) 2018/1725.

b) Správce souhlasí s tím, že pokud zpracovatel v souladu s doložkou 7.7 zapojí dílčího zpracovatele do provádění konkrétních činností zpracováním (jménem správce) a uvedené činnosti zahrnují předání osobních údajů ve smyslu kapitoly V nařízení (EU) 2016/679, mohou zpracovatel a dílčí zpracovatel zajistit soulad s ustanoveními kapitoly V nařízení (EU) 2016/679 použitím standardních smluvních doložek přijatých Komisí v souladu s čl. 46 odst. 2 nařízení (EU) 2016/679, pokud jsou splněny standardní podmínky pro použití těchto smluvních doložek.

Doložka 8 – Pomoc poskytovaná správci

a) Zpracovatel neprodleně informuje správce o každé žádosti, kterou obdržel od subjektu údajů. Na tuto žádost neodpovídá sám, pokud k tomu není správcem zmocněn.

b) Zpracovatel pomáhá správci při plnění jeho povinností reagovat na žádosti subjektů údajů o výkon jejich práv s přihlédnutím k povaze zpracování. Při plnění svých povinností podle ustanovení písmen a) a b) postupuje zpracovatel v souladu s pokyny správce.

c) Kromě toho, že má zpracovatel povinnost pomáhat správci podle doložky 8 písm. b), zpracovatel správci dále pomáhá při zajišťování plnění následujících povinností, a to s přihlédnutím k povaze zpracování údajů a informacím, které má zpracovatel k dispozici:

1) povinnost provést posouzení dopadu zamýšlených operací zpracování na ochranu osobních údajů (dále jen „posouzení vlivu na ochranu údajů“), pokud je pravděpodobné, že určitý druh zpracování bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob;

2) povinnost konzultovat před zpracováním příslušný dozorový úřad, respektive příslušné dozorové úřady, pokud z posouzení vlivu na ochranu osobních údajů vyplývá, že by dané zpracování mělo za následek vysoké riziko v případě, že by správce nepřijal opatření ke zmírnění tohoto rizika;

3) povinnost zajistit, aby byly osobní údaje přesné a aktuální, a to tím, že zpracovatel správce neprodleně informuje, pokud se dozví, že osobní údaje, které zpracovává, jsou nepřesné nebo zastaralé;

4) povinnosti podle článku 32 nařízení (EU) 2016/679.

d) V příloze III strany stanoví vhodná technická a organizační opatření, jimiž je zpracovatel povinen správci pomáhat při uplatňování této doložky, jakož i oblast působnosti a rozsah požadované pomoci.

Doložka 9 – Ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů

V případě porušení zabezpečení osobních údajů zpracovatel spolupracuje se správcem a pomáhá mu při plnění jeho povinností podle článků 33 a 34 nařízení (EU) 2016/679 nebo případně podle článků 34 a 35 nařízení (EU) 2018/1725, přičemž zohlední povahu zpracování a informace, které má zpracovatel k dispozici.

9.1 Porušení zabezpečení údajů zpracovávaných správcem

V případě porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných správcem zpracovatel napomáhá správci:

a) při ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů příslušnému dozorovému úřadu, respektive příslušným dozorovým úřadům, a to bez zbytečného odkladu poté, co se o něm správce dozvěděl, je-li to relevantní / (pokud je nepravděpodobné, že by porušení zabezpečení osobních údajů vedlo k ohrožení práv a svobod fyzických osob);

b) při získávání následujících informací, které musí být podle čl. 33 odst. 3 nařízení (EU) 2016/679 uvedeny v oznámení správce, a to musí přinejmenším zahrnovat:

1) povahu daného případu porušení zabezpečení osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů osobních údajů;

2) pravděpodobné důsledky porušení zabezpečení osobních údajů;

3) opatření přijatá nebo navržená k přijetí v souvislosti s porušením zabezpečení osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.

Pokud není možné poskytnout všechny tyto informace najednou, musí původní oznámení obsahovat informace, které jsou v dané době k dispozici, a další informace jsou poté poskytnuty bez zbytečného odkladu, jakmile jsou dostupné.

c) při plnění povinnosti v souladu s článkem 34 nařízení (EU) 2016/679 oznámit bez zbytečného odkladu subjektu údajů porušení zabezpečení osobních údajů, pokud je pravděpodobné, že dané porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob.

9.2 Porušení zabezpečení údajů zpracovávaných zpracovatelem

V případě porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných zpracovatelem o tom zpracovatel informuje správce bez zbytečného odkladu poté, co se o tomto porušení dozvěděl. Takové oznámení obsahuje alespoň:

a) popis povahy daného případu porušení (včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a záznamů údajů);

b) údaje o kontaktním místě, kde lze získat více informací o daném porušení zabezpečení osobních údajů;

c) pravděpodobné důsledky a opatření přijatá nebo navržená k přijetí v souvislosti s porušením zabezpečení, a to včetně opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.

Pokud není možné poskytnout všechny tyto informace najednou, musí původní oznámení obsahovat informace, které jsou v dané době k dispozici, a další informace jsou poté poskytnuty bez zbytečného odkladu, jakmile jsou dostupné.

Strany stanoví v příloze III všechny další informace, které má zpracovatel poskytnout, když správci poskytuje pomoc při plnění povinností správce podle článků 33 a 34 nařízení (EU) 2016/679.

ODDÍL III – ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Doložka 10 – Porušení doložek a ukončení smlouvy

a) Aniž jsou dotčena jakákoli ustanovení nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725, pokud zpracovatel poruší své povinnosti podle těchto doložek, může mu správce nařídit, aby pozastavil zpracovávání osobních údajů, dokud zpracovatel nebude plnit povinnosti podle těchto doložek, nebo dokud nebude smlouva vypovězena. Zpracovatel neprodleně informuje správce v případě, že z jakéhokoli důvodu není schopen plnit ustanovení těchto doložek.

b) Správce je oprávněn vypovědět smlouvu v rozsahu, v němž se týká zpracování osobních údajů v souladu s těmito doložkami, pokud:

1) správce pozastavil podle písmene a) zpracovávání osobních údajů zpracovatelem a plnění povinností podle těchto doložek není obnoveno v přiměřené lhůtě a v každém případě do jednoho měsíce od pozastavení;

2) zpracovatel závažně nebo trvale porušuje tyto doložky nebo povinnosti, které pro něj vyplývají z nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725;

3) zpracovatel neplní závazné rozhodnutí příslušného soudu nebo příslušného dozorového úřadu, respektive příslušných dozorových úřadů týkající se jeho povinností vyplývající z těchto doložek nebo z nařízení (EU) 2016/679 a/nebo nařízení (EU) 2018/1725.

c) Zpracovatel je oprávněn vypovědět smlouvu v rozsahu, v němž se týká zpracování osobních údajů podle těchto doložek, pokud poté, co informoval správce o tom, že pokyny správce porušují platné právní požadavky podle doložky 7.1 písm. b), správce na splnění těchto pokynů trvá.

d) Po ukončení smlouvy zpracovatel podle volby správce vymaže veškeré osobní údaje zpracovávané jménem správce a potvrdí správci, že tak učinil, nebo vrátí veškeré osobní údaje správci a vymaže stávající kopie, pokud právo Unie nebo členského státu nepožaduje uchovávání osobních údajů. Dokud nejsou osobní údaje vymazány nebo vráceny, zpracovatel nadále zajišťuje dodržování souladu s těmito doložkami.

Část C – Doplňující ujednání

Ujednání této části doplňují Doložky podle doložky 2 písm. b). Konkretizují, jak Provozovatel plní povinnosti z Doložek ve službě TORMU; nic z nich neomezuje práva Správce ani subjektů údajů podle Doložek.

C.1 Pokyny Správce

1. Písemně doloženými pokyny Správce podle doložky 7.1 jsou: (a) funkce Služby tak, jak je Správce v uživatelském rozhraní nebo přes rozhraní API používá a nastavuje (vložení a úprava údajů, nahrání dokumentu, spuštění rozpoznání textu, výpočet vyúčtování, sdílení pracovního prostoru s dalšími uživateli, export, výmaz a další), (b) tato Smlouva a Obchodní podmínky a (c) další písemné pokyny zaslané z e-mailové adresy administrátora pracovního prostoru na support@tormu.cz.

2. Pokyn nad rámec funkcí Služby může Provozovatel odmítnout, pokud jej není schopen technicky nebo přiměřeně splnit; Správci to oznámí bez zbytečného odkladu. Správce pak může Smlouvu vypovědět a údaje si vyexportovat podle čl. C.5.

3. Provozovatel zpracovává údaje Správce výhradně v Evropské unii: v datovém centru v Praze a v podobě záložní kopie ve Francii. K předání do třetí země může dojít pouze u dílčích zpracovatelů uvedených v příloze IV, v rozsahu a na právním základě tam uvedeném (kapitola V Nařízení). Přijetím Smlouvy dává Správce k těmto předáním písemně doložený pokyn ve smyslu doložky 7.8 písm. a).

C.2 Dílčí zpracovatelé a postup námitky

1. Schválený seznam dílčích zpracovatelů (doložka 7.7 písm. a), možnost 2) tvoří příloha IV. Aktuální znění seznamu s datem poslední změny je zveřejněno na tormu.cz/legal/subprocessors.

2. Zamýšlené přidání nebo nahrazení dílčího zpracovatele oznámí Provozovatel nejméně 30 dnů předem e-mailem všem administrátorům pracovního prostoru a upozorněním v aplikaci. Oznámení obsahuje název a sídlo nového dílčího zpracovatele, místo zpracování, popis jeho činnosti a právní titul případného předání do třetí země.

3. Správce může proti změně vznést námitku písemně na support@tormu.cz do konce oznamovací lhůty; v námitce uvede důvody týkající se ochrany osobních údajů. Provozovatel námitku posoudí a navrhne řešení. Protože je Služba provozována na společné infrastruktuře pro všechny zákazníky, nemůže Provozovatel zpravidla vyloučit dílčího zpracovatele pouze pro jednoho Správce.

4. Nedojde-li k dohodě, je Správce oprávněn Smlouvu a smlouvu o užívání Služby vypovědět s účinností nejpozději ke dni zapojení nového dílčího zpracovatele, bez jakékoli sankce; do té doby platí dosavadní seznam. Správce může před ukončením využít export podle čl. C.5; lhůta pro získání údajů podle čl. C.5 odst. 2 se počítá ode dne ukončení.

C.3 Ohlašování porušení zabezpečení

1. Porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných jménem Správce (doložka 9.2) oznámí Provozovatel e-mailem všem administrátorům pracovního prostoru bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvěděl, nejpozději však do 48 hodin.

2. Oznámení obsahuje náležitosti podle doložky 9.2 a další informace podle přílohy III. Kontaktním místem pro další informace je support@tormu.cz.

3. Oznámení dozorovému úřadu a případně subjektům údajů provádí Správce. Provozovatel mu k tomu poskytne potřebné informace, exporty a součinnost podle přílohy III.

C.4 Žádosti subjektů údajů

1. Obdrží-li Provozovatel žádost nájemce, vlastníka, kontaktu nebo jiné osoby, jejíž údaje zpracovává jménem Správce (přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost, námitka), předá ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dnů, administrátorům dotčeného pracovního prostoru a žadateli sdělí, že jeho žádost byla předána správci. Sám na žádost neodpovídá, ledaže jej k tomu Správce písemně pověří.

2. Správce vyřizuje žádosti především vlastními prostředky ve Službě: zobrazením, opravou, exportem nebo výmazem údajů v pracovním prostoru. Potřebuje-li součinnost nad rámec funkcí Služby (například vyhledání všech údajů o jedné osobě v dokumentech), požádá na support@tormu.cz; Provozovatel součinnost poskytne tak, aby Správce mohl dodržet lhůtu podle čl. 12 odst. 3 Nařízení.

C.5 Ukončení Smlouvy, vrácení a výmaz údajů

1. Pro účely doložky 10 písm. d) platí, není-li Správcem zvoleno jinak: údaje jsou nejprve vráceny Správci v podobě exportu a poté vymazány.

2. Vrácení (export). Správce si může kdykoli za trvání Smlouvy a nejméně 30 dnů po jejím ukončení bezplatně stáhnout export pracovního prostoru ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu: strojově čitelný export ve formátu CSV (tabulky, včetně ručních úprav výpočtu), nahrané dokumenty (PDF) v původní podobě a text z nich rozpoznaný; údaje o vnitřním fungování Služby (mimo jiné nastavení výpočtu — grafy) součástí exportu nejsou (Obchodní podmínky čl. 11.7 písm. f)). Export zahrnuje data pracovního prostoru vedená Správcem v rozsahu a struktuře popsané na tormu.cz/legal/data-act; nezahrnuje záznamy podle odst. 6 ani údaje uživatelských účtů. Export slouží také k plnění povinností Provozovatele podle kapitoly VI nařízení (EU) 2023/2854 (akt o datech); podrobnosti jsou v Obchodních podmínkách a na tormu.cz/legal/data-act.

3. Ukončení a koš. Smlouva je ukončena smazáním pracovního prostoru (může provést každý administrátor pracovního prostoru), ukončením smlouvy o užívání Služby podle Obchodních podmínek nebo výpovědí podle doložky 10. Pracovní prostor je smazán (přesunut do koše) také tehdy, smaže-li svůj účet jeho poslední člen. Smazaný pracovní prostor je po dobu 30 dnů v koši: členové k němu ztrácejí přístup, každý administrátor dostane e-mail s datem výmazu a odkazem na obnovení a kterýkoli administrátor jej může obnovit (v aplikaci nebo odkazem z e-mailu) a poté si stáhnout export; brání-li obnovení kapacitní limit, obnoví Provozovatel pracovní prostor pro účely exportu na žádost zaslanou na support@tormu.cz. Obnovením pracovního prostoru z koše se Smlouva v naposledy přijaté verzi obnovuje s účinky od okamžiku smazání. Smazání vždy nejprve přesune pracovní prostor do koše; z koše jej může vlastník pracovního prostoru po novém ověření smazat ihned („Smazat ihned“) – tím je vyhověno i žádosti o výmaz podané během lhůty. Po uplynutí 30 dnů automatický proces nevratně vymaže záznamy v databázi i nahrané dokumenty, s výjimkou záznamů podle odst. 6; o výmazu se pořizuje záznam v auditním záznamu (druh a identifikátor pracovního prostoru, počty smazaných řádků a u smazání ihned účet a e-mail žadatele). Jednotlivou nemovitost nebo nájemní smlouvu, kterou Správce smaže, drží Služba 14 dnů v koši pracovního prostoru (obnovitelná) a poté ji včetně dokumentů nevratně vymaže; smazaný dokument nebo stránka je vymazán ihned včetně rozpoznaného textu.

4. Záložní kopie (zveřejněná prodleva výmazu, nikoli výjimka z něj). Vymazané údaje přetrvávají po omezenou dobu pouze v záložních kopiích, které nelze selektivně upravovat: spravované zálohy databáze u Zerops (uchovávány jako 7 denních, 4 týdenní a 3 měsíční zálohy; šifrované, Praha), externí kopie databáze a dokumentů u Scaleway (nejdéle 90 dnů; Paříž) a předchozí verze dokumentů (60 dnů). Po uplynutí těchto lhůt žádná kopie údajů pracovního prostoru neexistuje, s výjimkou záznamů podle odst. 6. Provozovatel se zavazuje, že při případné obnově ze zálohy znovu provede výmazy, k nimž došlo po vytvoření zálohy (pravidlo „žádná obnova bez zopakování výmazů“).

5. Potvrzení. Na žádost zaslanou na support@tormu.cz Provozovatel po provedení výmazu písemně (e-mailem) potvrdí, že údaje pracovního prostoru byly vymazány, a uvede datum, k němuž zaniknou poslední záložní kopie.

6. Provozovateli žádný právní předpis neukládá uchovávat údaje Správce po ukončení Smlouvy. Záznam o přijetí Smlouvy, auditní záznamy administrátorské konzole a záznam o doručení e-mailů na adresu pracovního prostoru (odesílatel, příjemce, předmět, výsledek ověření odesílatele a rozhodnutí o zpracování – nikdy obsah e-mailu ani přílohy; uchováván 12 měsíců) jsou vlastními údaji Provozovatele jako správce, přetrvávají výmaz pracovního prostoru a uchovávají se podle Zásad ochrany osobních údajů.

C.6 Použití údajů Provozovatelem; rozpoznávání dokumentů (OCR)

1. Provozovatel nezpracovává údaje Správce pro žádný vlastní účel (čl. 28 odst. 10 Nařízení). Neprodává je, nevyhodnocuje z nich chování osob a nepoužívá je pro reklamu ani pro analýzy nad rámec souhrnných, neosobních provozních statistik (počty záznamů).

2. Služba při nahrání dokumentu navrhuje, které údaje z něj patří do kterého pole (například částka, datum, stav měřidla). Společný základ návrhů, z něhož Služba čerpá pro všechny zákazníky, je tvořen výhradně z vlastních ukázkových a testovacích dat Provozovatele a z anonymních údajů odvozených podle odst. 3 z dat těch zákazníků, kteří přispívání povolili. Nepovolí-li Správce přispívání, údaje jeho pracovního prostoru (nahrané dokumenty, rozpoznaný text a to, jak Správce pole u svých dokumentů vyplnil) do tohoto společného základu nevstupují a smějí být použity nejvýše pro návrhy v tomto pracovním prostoru; nikdy nejsou použity k učení návrhů pro pracovní prostory jiných zákazníků ani pro jiný účel. Z oprav Správce si Služba vytváří také vlastní návrhy pracovního prostoru (polohu potvrzených polí, slova z jejich okolí a podobu šablon jeho dokumentů); ty jsou údaji pracovního prostoru, slouží výhradně návrhům v něm a zanikají nejpozději s ním. Tento odstavec je písemně doloženým pokynem Správce ve smyslu doložky 7.1 písm. a).

3. Pokyn k přispívání do společného základu. Administrátor pracovního prostoru může v nastavení pracovního prostoru zapnout volbu „Pomáhat zlepšovat rozpoznávání faktur“. Zapnutím dává Správce Provozovateli písemně doložený pokyn ve smyslu doložky 7.1 písm. a) a zároveň výslovné písemné povolení, aby z dokumentů nahraných do pracovního prostoru a z toho, jak Správce pole u nich vyplnil, odvozoval pro společný základ návrhů výhradně tyto údaje: polohu potvrzených polí na dokumentu a slova, která se vyskytují v dokumentech nejméně pěti různých pracovních prostorů zapojených do přispívání a nemají podobu čísla, částky, data, čísla účtu, e-mailové adresy, telefonního čísla ani jiného číselného identifikátoru — nikdy dokumenty, částky ani čísla účtů. Slova se do společného základu ukládají bez údaje o tom, z kterého pracovního prostoru, dokumentu nebo místa v dokumentu pocházejí. Mezi takovými slovy může být i běžné jméno nebo příjmení; ani takové slovo však nelze přiřadit konkrétní osobě, dokumentu ani pracovnímu prostoru. Provozovatel proto takto odvozené údaje považuje za anonymní informace ve smyslu bodu 26 odůvodnění Nařízení a toto posouzení Správci na žádost doloží. Odvozování provádí Provozovatel jen na základě a v rozsahu tohoto pokynu; pokud by přesto bylo posouzeno jako zpracování pro vlastní účel Provozovatele, odpovídá za ně Provozovatel jako správce (čl. 28 odst. 10 Nařízení). Správce může pokyn kdykoli odvolat vypnutím volby; přispívání se tím okamžitě zastaví, údaje již odvozené zůstávají ve společném základu pouze v této anonymní podobě. Zapnutí i vypnutí volby Služba zaznamenává (kdo a kdy). Ukázkový pracovní prostor přispívání nepovoluje.

4. Pracovníci Provozovatele přistupují k údajům v pracovním prostoru Správce pouze na žádost Správce (žádost o podporu) nebo k řešení bezpečnostního incidentu či poruchy, v nezbytném rozsahu; přístup přes administrátorskou konzoli je zaznamenáván v auditním záznamu.

C.7 Povinnosti Správce

1. Správce odpovídá za to, že má pro zpracování osobních údajů ve Službě právní základ, že informuje subjekty údajů podle čl. 13 a 14 Nařízení (k tomu může využít vzor Informace o zpracování pro nájemce na tormu.cz/legal/tenant-notice) a že vede vlastní záznamy o činnostech zpracování, ukládá-li mu to Nařízení.

2. Služba není určena pro citlivé údaje ve smyslu doložky 7.5 ani pro rodná čísla a kopie dokladů totožnosti. Správce se zavazuje takové údaje do Služby nevkládat – ani do poznámek, nahrávaných dokumentů nebo e-mailů přeposílaných na adresu pracovního prostoru. Spolubydlící osoby se evidují pouze počtem. Vloží-li Správce citlivé údaje přesto, odpovídá za právní základ jejich zpracování. Dozví-li se Provozovatel o takových údajích (například při vyřizování podpory), bez zbytečného odkladu na to Správce upozorní a Správce je ze Služby odstraní. Do jejich odstranění se na ně kromě opatření podle přílohy III vztahují tato zvláštní omezení ve smyslu doložky 7.5: zpracovávají se jen v rámci funkcí Služby, které Správce používá, a k žádnému jinému účelu (čl. C.6 odst. 1), a pracovníci Provozovatele k nim přistupují jen v rozsahu nezbytném pro upozornění Správce (čl. C.6 odst. 4). Provozovatel obsah vkládaný Správcem neprověřuje.

3. Správce rozhoduje, komu sdělí e-mailovou adresu svého pracovního prostoru (adresa ve tvaru …@inbox.tormu.cz). E-maily a přílohy, které na ni dorazí, Provozovatel zpracovává na pokyn Správce; Správce je může kdykoli smazat.

4. Správce rozhoduje, koho pozve do svého pracovního prostoru a s jakými oprávněními, a odpovídá za to, že pozvaným osobám údaje zpřístupňuje oprávněně.

5. Vede-li Správce ve Službě evidenci zabezpečovacího systému (uživatelé ústředny, přístupové karty a kódy, uživatelé cloudové aplikace), odpovídá za právní základ pro vedení této evidence a za informování dotčených osob.

C.8 Správce, který je sám zpracovatelem

1. Zpracovává-li Zákazník údaje ve Službě jménem jiné osoby (například správce nemovitostí pro společenství vlastníků nebo pro vlastníky bytů), prohlašuje a zaručuje, že má od těchto osob (správců) oprávnění zapojit Provozovatele jako dalšího zpracovatele (čl. 28 odst. 2 a 4 Nařízení), že jeho smlouva s nimi zpracování popsané v příloze II dovoluje a že na Provozovatele přenese pouze pokyny, které jsou s touto Smlouvou slučitelné.

2. V takovém případě se Doložky použijí mezi Zákazníkem (v postavení zpracovatele) a Provozovatelem (v postavení dílčího zpracovatele) obdobně; správci Zákazníka nejsou stranami Smlouvy. Zákazník je pro své správce jediným kontaktním místem: oznámení Provozovatele podle této Smlouvy, zejména o změně dílčích zpracovatelů (čl. C.2) a o porušení zabezpečení (čl. C.3), jim bez zbytečného odkladu předá a jejich pokyny, námitky a žádosti předává Provozovateli.

C.9 Provádění auditů

1. Provozovatel odpovídá na písemné dotazy Správce a poskytuje informace podle doložky 7.6 přednostně písemně: zpřístupní tento popis opatření, záznamy o činnostech zpracování v rozsahu týkajícím se Správce, osvědčení a zprávy dílčích zpracovatelů a odpovědi na konkrétní otázky, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od žádosti.

2. Audit podle doložky 7.6 písm. d) se provádí v pracovní době a způsobem, který nenaruší provoz Služby ani bezpečnost údajů jiných zákazníků; nezávislý auditor musí být vázán mlčenlivostí. Správce audit ohlásí písemně s přiměřeným předstihem, zpravidla 30 dnů předem, a provádí jej nejvýše jednou za 12 měsíců; tento předstih a tato četnost se nepoužijí, jsou-li dány známky nesouladu, došlo-li k porušení zabezpečení údajů Správce nebo požaduje-li audit dozorový úřad – pak postačí předstih přiměřený okolnostem. Každá strana nese své náklady. U datových center dílčích zpracovatelů, do nichž Provozovatel sám přístup nemá, poskytne Provozovatel jejich osvědčení a auditní zprávy, které může Správce při rozhodování o auditu zohlednit (doložka 7.6 písm. c)); nestačí-li to Správci, uplatní Provozovatel na jeho žádost vůči dílčímu zpracovateli svá práva na informace a audit podle smlouvy s ním (doložka 7.7 písm. b)). Žádné z těchto ujednání neomezuje práva Správce ani dozorového úřadu podle doložky 7.6.

C.10 Doba trvání a ukončení

1. Smlouva trvá po dobu existence pracovního prostoru, k němuž byla přijata. Ukončením smlouvy o užívání Služby podle Obchodních podmínek je ukončena i tato Smlouva; závazky podle doložky 10 písm. d) a čl. C.5 trvají, dokud nejsou údaje vráceny a vymazány.

2. Právo Správce vypovědět Smlouvu podle doložky 10 písm. b), čl. A.6 odst. 3 a čl. C.2 odst. 4 lze uplatnit smazáním pracovního prostoru nebo písemně na support@tormu.cz.

C.11 Odpovědnost

Odpovědnost Provozovatele i Správce vůči subjektům údajů za újmu způsobenou zpracováním, které porušuje Nařízení, se řídí článkem 82 Nařízení; žádné ujednání této Smlouvy ani Obchodních podmínek ji neomezuje a nedotýká se ani správních pokut a jiných opatření, která dozorový úřad uloží některé ze stran. Ve vztahu mezi stranami se odpovědnost za porušení této Smlouvy i nárok na vrácení části náhrady podle čl. 82 odst. 5 Nařízení řídí článkem 13 Obchodních podmínek, včetně omezení podle čl. 13.3 tam, kde se podle Obchodních podmínek použije, a jen v rozsahu, v jakém to právní předpisy připouštějí. Žádné ujednání Obchodních podmínek neomezuje práva subjektů údajů ani povinnosti stran podle Doložek.

C.12 Závěrečná ustanovení

1. Smlouva se řídí právem České republiky a Nařízením. Pro spory platí ustanovení Obchodních podmínek o řešení sporů včetně ustanovení na ochranu spotřebitele.

2. Kontaktním místem Provozovatele pro všechny záležitosti této Smlouvy je support@tormu.cz.

3. Verze a datum účinnosti Smlouvy jsou uvedeny v jejím záhlaví; historie verzí je dostupná na tormu.cz/legal/dpa.

---

PŘÍLOHA I – SEZNAM STRAN

Správce:

1. Jméno/název: Zákazník, jak byl identifikován při založení pracovního prostoru nebo při doplnění údajů o Zákazníkovi administrátorem pracovního prostoru (čl. A.3 odst. 1) – typ zákazníka (fyzická osoba / společenství vlastníků jednotek / bytové družstvo / správce nemovitostí / obchodní společnost), název nebo jméno a IČO (bylo-li zadáno), spolu s názvem a identifikátorem pracovního prostoru.

   Adresa: sídlo nebo bydliště Zákazníka, jak je vedeno v příslušném veřejném rejstříku podle IČO, resp. jak jej Zákazník sdělil.

   Jméno, funkce a kontaktní údaje kontaktní osoby: uživatel, který Smlouvu za Zákazníka přijal a potvrdil prohlášení o oprávnění jednat (jméno a e-mail podle jeho účtu), a dále všichni administrátoři pracovního prostoru (jejich e-mailové adresy). Pověřenec pro ochranu osobních údajů Zákazníka: je-li jmenován, sdělí Zákazník jeho kontakt na support@tormu.cz.

   Podpis a datum přistoupení k doložkám: nahrazeny elektronickým záznamem o přijetí (uživatel a jeho e-mail, dokument, verze, datum a čas, IP adresa, typ prohlížeče, příležitost přijetí, pracovní prostor) podle čl. A.3.

Zpracovatel:

1. Jméno/název: SOMU s.r.o., IČO 30068312, DIČ CZ30068312 (neplátce DPH), zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 456778.

   Adresa: Rumunská 18/22, Vinohrady, 120 00 Praha 2.

   Jméno, funkce a kontaktní údaje kontaktní osoby: Petr Müller, jednatel, support@tormu.cz, tel. +420 216 216 121. Pověřenec pro ochranu osobních údajů: nejmenován; kontaktním místem pro ochranu údajů je support@tormu.cz.

   Podpis a datum přistoupení k doložkám: Provozovatel přistupuje k Doložkám vůči každému Správci zveřejněním této verze Smlouvy s účinností od «YYYY-MM-DD»; datem přistoupení Správce je datum jeho přijetí podle čl. A.3.

PŘÍLOHA II – POPIS ZPRACOVÁNÍ

Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány

• nájemci a další osoby uvedené v nájemních smlouvách (spolubydlící osoby pouze jako počet);
• vlastníci jednotek a členové společenství vlastníků nebo bytového družstva;
• kontakty Správce – fyzické osoby a osoby jednající za organizace (dodavatelé energií a služeb, správci, účetní, řemeslníci, odečtové firmy a další);
• protistrany faktur a dokladů, jsou-li fyzickými osobami, a osoby uvedené na nahraných dokumentech;
• odesílatelé e-mailů doručených na adresu pracovního prostoru (…@inbox.tormu.cz) a osoby uvedené v těchto e-mailech a jejich přílohách;
• osoby evidované v modulu zabezpečovacího systému: uživatelé ústředny (držitelé přístupových kódů a karet), uživatelé cloudové aplikace zabezpečovacího systému, majitel systému, odpovědná osoba, zástupci monitorovací organizace;
• osoby pozvané Správcem do pracovního prostoru (pozvaní), dokud pozvánku nepřijmou, včetně záznamu o pozvání v historii přístupů pracovního prostoru;
• uživatelé Správce v rozsahu, v jakém jsou jejich údaje součástí dat pracovního prostoru (například autor záznamu nebo změny); údaje jejich uživatelských účtů zpracovává Provozovatel jako správce.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

• identifikační údaje: jméno a příjmení, název nebo obchodní firma, IČO, DIČ, typ kontaktu a jeho role;
• kontaktní údaje: e-mailové adresy, telefonní čísla, adresy nemovitostí a jednotek spojené s osobou;
• smluvní údaje: údaje nájemních smluv (nájemní jednotka, doba nájmu, počet osob v jednotce, předpisy záloh a nájemného, parametry rozúčtování), vlastnictví a užívání jednotek, členství v organizacích, dokumenty životního cyklu smlouvy;
• platební údaje: předpisy plateb, přijaté platby (částka, datum, způsob, variabilní symbol nebo reference, identifikátor transakce), přeplatky a nedoplatky; bankovní čísla účtů Služba neukládá;
• údaje o spotřebě: stavy měřidel a spotřeby přiřazené k nájemní jednotce a osobě, výměny měřidel, odhady a modelované hodnoty;
• dokumenty: nahrané soubory (faktury, smlouvy, odečty, vyúčtování, korespondence) a jejich text rozpoznaný OCR včetně všech údajů, které dokument obsahuje;
• e-maily: metadata (odesílatel, příjemce, předmět, čas doručení, výsledek ověření odesílatele) a obsah e-mailů a příloh doručených na adresu pracovního prostoru;
• výsledky zpracování: vyúčtování, rozúčtování nákladů na jednotky a osoby, vysvětlení výpočtu, výsledky kontrol integrity;
• údaje modulu zabezpečovacího systému: jméno a označení uživatele, telefonní číslo, e-mail, pořadí na ústředně, sériová čísla přístupových karet, stav a datum změny přístupového kódu, oprávnění a časová omezení, poznámky;
• volný text: poznámky u kontaktů, smluv, plateb, dokumentů a zabezpečovacího systému;
• u pozvaných osob: e-mailová adresa, přidělená role a oprávnění, název pracovního prostoru, zvoucí uživatel.

Rodná čísla, data narození, kopie dokladů totožnosti, údaje o zdravotním stavu a jiné citlivé údaje Služba nevyžaduje a Správce je podle čl. C.7 odst. 2 nevkládá.

Zpracovávané citlivé údaje (v relevantních případech) a použitá omezení nebo záruky

Žádné. Zpracování citlivých údajů není zamýšleno; Správce je povinen je do Služby nevkládat (čl. C.7 odst. 2). Vloží-li je přesto, platí opatření podle přílohy III a postup podle čl. C.7 odst. 2 (upozornění Správce a odstranění údajů).

Povaha zpracování

Hostování a uchovávání údajů; jejich strukturování a zobrazování oprávněným uživatelům Správce; rozpoznávání textu nahraných dokumentů (OCR) a návrhy vyplnění polí (v mezích čl. C.6 odst. 2); příjem a zpracování e-mailů a příloh doručených na adresu pracovního prostoru; výpočty (vyúčtování, rozúčtování, kontroly integrity); export; zálohování; výmaz. Provozovatel jménem Správce nezasílá žádná sdělení nájemcům ani jiným subjektům údajů, s výjimkou pozvánek do pracovního prostoru, které Služba na pokyn Správce odešle osobám, jež Správce pozval.

Účel/účely, pro který/které jsou osobní údaje zpracovávány jménem správce

Poskytování služby TORMU Správci, tj. vedení evidence nemovitostí, nájemních jednotek, nájemních vztahů, kontaktů, měřidel a odečtů, nákladů a plateb; výpočet a vyhotovení vyúčtování služeb (zákon č. 67/2013 Sb., vyhláška č. 269/2015 Sb.) a souvisejících podkladů; archiv dokumentů s rozpoznaným textem a import údajů z dokumentů a e-mailů; evidence zabezpečovacího systému nemovitosti; sdílení pracovního prostoru s dalšími uživateli Správce; export údajů; zálohování pro obnovu Služby. Žádný jiný účel (čl. C.6).

Doba trvání zpracování

Po dobu trvání Smlouvy (existence pracovního prostoru), dále po dobu 30 dnů v koši a lhůty pro získání údajů po ukončení (čl. C.5 odst. 2 a 3) a poté pouze v záložních kopiích po dobu jejich rotace: spravované zálohy databáze 7 denních, 4 týdenních a 3 měsíčních; externí kopie databáze a dokumentů nejdéle 90 dnů; předchozí verze dokumentů v úložišti 60 dnů (čl. C.5 odst. 4). Obnovením pracovního prostoru z koše se Smlouva obnovuje (čl. C.5 odst. 3). Záznam o doručení e-mailů podle čl. C.5 odst. 6 (bez obsahu) uchovává Provozovatel jako správce 12 měsíců.

Uvnitř existujícího pracovního prostoru Služba podle výchozího pokynu Správce, který Správce dává přijetím Smlouvy, automaticky maže: záznamy historie přístupů (kdo komu udělil, změnil nebo odebral oprávnění) 3 roky od události; uzavřená vydání vybavení 3 roky od jeho vrácení, s výjimkou vydání, k jejichž předávacímu protokolu je založena podepsaná kopie (potvrzená i dosud nepotvrzená) — ta se nemažou; nedokončené importy tabulek 30 dnů od jejich vytvoření a nepotvrzené importy nájemních smluv 30 dnů od nahrání; nemovitosti, nájemní smlouvy, kontakty a vybavení v koši pracovního prostoru 14 dnů od smazání. Údaje, pro které Služba žádnou lhůtu nestanoví (například evidence spolupracujících osob a týmů), uchovává po dobu existence pracovního prostoru; Správce je může kdykoli smazat nebo exportovat. Služba není archivem pro lhůty, po které musí Správce údaje uchovávat podle jiných předpisů (např. účetních, daňových nebo pracovněprávních); jejich dodržení zajišťuje Správce sám, zejména exportem (čl. C.5 odst. 2).

U zpracování (dílčím) zpracovatelem rovněž upřesněte předmět, povahu a dobu trvání zpracování

Viz příloha IV: u každého dílčího zpracovatele je uveden předmět a povaha jeho činnosti; doba trvání odpovídá době trvání zpracování Provozovatelem, u záložních kopií lhůtám podle čl. C.5 odst. 4 a u e-mailů odesílaných a přijímaných přes Brevo (včetně příloh) době, po kterou je Brevo uchovává pro poskytování své služby, nejdéle však do uplynutí 100 dnů po skončení smlouvy mezi Provozovatelem a Brevo (poté je Brevo podle své zpracovatelské smlouvy zničí nebo anonymizuje).

PŘÍLOHA III – TECHNICKÁ A ORGANIZAČNÍ OPATŘENÍ VČETNĚ TECHNICKÝCH A ORGANIZAČNÍCH OPATŘENÍ K ZAJIŠTĚNÍ ZABEZPEČENÍ ÚDAJŮ

Opatření jsou popsána ke dni verze Smlouvy podle skutečného stavu Služby. Provozovatel je může zlepšovat; oslabení oznamuje jako změnu podle čl. A.6. Veřejný přehled je na tormu.cz/legal/data-act.

1. Pseudonymizace a šifrování osobních údajů. Veškerá komunikace mezi prohlížečem a Službou i mezi Službou a dílčími zpracovateli je šifrována. Spravované zálohy jsou šifrovány klíčem vytvořeným pro projekt Provozovatele; personál poskytovatele hostingu je číst nemůže. Externí záložní kopie je uložena v neveřejném úložišti s omezeným přístupem. Hesla uživatelů jsou uložena pouze v podobě hashe; tajemství ověřovacích aplikací jsou uložena šifrovaně klíčem uloženým odděleně od databáze, záložní kódy pouze jako klíčované hashe; u přihlašovacích klíčů (passkeys) soukromý klíč nikdy neopouští zařízení uživatele. Chybová hlášení neobsahují těla požadavků, cookies, e-mailové adresy ani IP adresy. E-mail autora v auditním záznamu je po výmazu jeho účtu pseudonymizován.

2. Trvalá důvěrnost, integrita, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování. Každý pracovní prostor je oddělen na úrovni datové vrstvy (každý dotaz je omezen na zvolený pracovní prostor) a na úrovni oprávnění (model oprávnění s odstupňovanými právy zobrazit, upravit, smazat a spustit; členství na úrovni nemovitosti; maskování identity kontaktů podle nemovitosti). Služba běží na spravované platformě v Praze s vyhrazenou databází projektu a s neveřejným úložištěm dokumentů s verzováním. Rozhraní API má limity počtu požadavků a ochranu proti CSRF; odpovědi nesou bezpečnostní hlavičky. Služba nenačítá žádné zdroje třetích stran.

3. Obnovení dostupnosti a přístupu k údajům v případě fyzického nebo technického incidentu. Pravidelné šifrované spravované zálohy databáze. Pravidelná externí kopie databáze a dokumentů u druhého poskytovatele v EU, chráněná proti změně a výmazu. Verzování dokumentů. Automatická kontrola, že zálohy vznikají, s upozorněním Provozovateli. Písemný postup obnovy; zkouška obnovy podle tohoto postupu nejméně jednou za čtvrtletí. Doby uchování záloh uvádí čl. C.5 odst. 4.

4. Pravidelné testování, posuzování a hodnocení účinnosti opatření. Automatizovaná sada testů včetně referenčních výpočtů vyúčtování před každým nasazením; kontrola konfigurace provozu po nasazení; sledování bezpečnostních zranitelností použitých knihoven se zrychleným záplatováním kritických zranitelností; roční přezkum tohoto popisu a interní dokumentace.

5. Identifikace uživatelů a poskytování uživatelských oprávnění. Přihlášení e-mailem a heslem (požadavky na sílu hesla, kontrola proti databázi uniklých hesel, dočasné zablokování účtu po opakovaných neúspěšných pokusech) nebo přes Google; ověření e-mailové adresy. Relace v zabezpečených cookies nepřístupných skriptům, s krátkou platností přístupového tokenu a rotací obnovovacího tokenu; odhlášení ze všech zařízení. Vícefázové ověření: jednorázový kód e-mailem při přihlášení heslem z nového zařízení a e-mail o každém novém přihlášení s odkazem „Nebyl jsem to já“; založení pracovního prostoru a přijetí role administrátora vyžadují zaregistrovaný přihlašovací klíč (passkey) nebo ověřovací aplikaci se záložními kódy — u takto zabezpečeného účtu se používá místo e-mailového kódu, i při přihlášení přes Google z nového zařízení; citlivé akce (změna hesla, výmaz účtu nebo pracovního prostoru, správa zařízení a způsobů ověření) vyžadují čerstvé opětovné ověření; opakované chybné kódy vedou k dočasnému zablokování ověřování. Oprávnění v pracovním prostoru odstupňovaná podle rolí, akcí a jednotlivých položek. Administrátorská konzole Provozovatele je oddělená aplikace s vlastním silným ověřením přístupu; každá akce v ní je zapsána do auditního záznamu.

6. Ochrana údajů během přenosu. Služba je dostupná pouze přes HTTPS; cookies jsou zabezpečené a nepřístupné skriptům. E-maily jsou předávány poskytovateli přes šifrované spojení. Přenos záloh k externímu poskytovateli je šifrován. Komunikace mezi součástmi Služby probíhá v neveřejné síti.

7. Ochrana údajů během uchovávání. Údaje jsou uloženy výhradně v Evropské unii: databáze a dokumenty v datovém centru v Praze, záložní kopie ve Francii. Úložiště dokumentů je neveřejné; přístup k dokumentům je možný pouze přes Službu po ověření a kontrole oprávnění. Spravované zálohy databáze jsou šifrovány (bod 1). Přístup k produkčnímu prostředí má pouze Provozovatel; jeho účet u poskytovatele platformy (Zerops) je chráněn vícefázovým ověřením.

8. Fyzická bezpečnost míst zpracování. Provozovatel neprovozuje vlastní servery. Datové centrum v Praze, v němž běží platforma Zerops, je podle údajů svého provozovatele chráněno fyzickou kontrolou vstupu, kamerovým dohledem, nepřetržitou ostrahou a záložním napájením; Scaleway, který provozuje datová centra v Paříži, zveřejňuje osvědčení podle ISO/IEC 27001 (bod 12). Provozovatel k nim nemá fyzický přístup.

9. Zaznamenávání událostí. Auditní záznam všech akcí v administrátorské konzoli (uchováván 3 roky). Záznam přihlášení a relací uživatelů (IP adresa, prohlížeč; 30 dnů po vypršení relace), zapamatovaných zařízení (30 dnů po vypršení nebo odvolání) a bezpečnostních událostí účtů (vydání a ověření kódů, registrace a odvolání zařízení, změny způsobů ověření; v auditním záznamu 12 měsíců, záznamy o odpovědnosti 3 roky; IP adresy z auditního záznamu odstraňujeme po 12 měsících). Záznam odeslaných a přijatých e-mailů (12 měsíců). Provozní záznamy hostingové platformy (včetně přístupových záznamů s IP adresami) nejdéle 1 rok, při překročení objemu 1 GiB dříve; lhůtu stanoví Zerops a nelze ji zkrátit. Chybová hlášení v Sentry (EU, 90 dnů) bez osobních údajů podle bodu 1. Záznam o přijetí právních dokumentů (čl. A.3).

10. Konfigurace systému včetně výchozí konfigurace. Infrastruktura je popsána v konfiguračních souborech ve verzovaném zdrojovém kódu; nasazení probíhá z tohoto kódu. Tajné hodnoty jsou uloženy pouze v prostředí platformy, nikdy v kódu. Žádné výchozí účty ani hesla. Po každém nasazení proběhne automatická kontrola konfigurace. Pravidlo „žádné externí zdroje“: aplikace nenačítá skripty, písma ani obrázky od třetích stran.

11. Vnitřní správa a řízení IT a bezpečnosti IT. Provozovatel je malá společnost. Vede písemnou interní dokumentaci: záznamy o činnostech zpracování, tento popis opatření, postup při porušení zabezpečení, postup vyřizování žádostí subjektů údajů, plán uchovávání a výmazu, zásady použití dat, plán kontinuity (včetně písemného postupu ukončení provozu). Dokumentace se přezkoumává nejméně jednou ročně. Každá další osoba s přístupem k údajům podepíše závazek mlčenlivosti před získáním přístupu.

12. Certifikace / zabezpečení procesů a produktů. Provozovatel nedrží vlastní osvědčení. Spoléhá na osvědčení dílčích zpracovatelů a na smluvní záruky podle doložky 7.7 písm. b): Scaleway a Brevo zveřejňují osvědčení podle ISO/IEC 27001:2022, Zerops na svých stránkách uvádí osvědčení podle ISO/IEC 27001 (odkazy jsou ve veřejném přehledu na tormu.cz/legal/data-act). Bezpečnostní problém ve Službě lze nahlásit na support@tormu.cz.

13. Minimalizace údajů. Datový model Služby neobsahuje pole pro rodné číslo, datum narození, kopie dokladů, zdravotní údaje ani čísla bankovních účtů; spolubydlící se evidují pouze počtem. Rozhraní upozorňuje u každého pole pro poznámky a u každého nahrávání dokumentů, že takové údaje nemají být vkládány. Identita kontaktů se ostatním uživatelům Správce zobrazuje jen podle jejich oprávnění k nemovitosti. Při přihlášení přes Google Služba nepřebírá ani nenačítá profilový obrázek.

14. Kvalita údajů. Údaje zadává a opravuje Správce; návrhy z rozpoznaných dokumentů jsou pouze návrhy, které uživatel potvrzuje nebo mění. Kontroly integrity upozorňují na chybějící nebo rozporné vstupy (chybějící odečty, překrývající se smlouvy); jsou upozorněním, nikoli zárukou správnosti. U klíčových záznamů se uchovává historie změn a nahrazené hodnoty.

15. Omezené uchovávání údajů. Smazaný pracovní prostor je 30 dnů v koši a poté automaticky vymazán včetně dokumentů; vlastník jej může z koše vymazat ihned. Smazaná nemovitost nebo nájemní smlouva je 14 dnů v koši a poté automaticky vymazána včetně dokumentů. Smazaný dokument nebo stránka je odstraněna včetně rozpoznaného textu. Nepotvrzené účty jsou po 30 dnech vymazány; pozvánky zanikají po 14 dnech nebo odmítnutím. Záložní kopie zanikají podle rotace v čl. C.5 odst. 4. Provozní záznamy se mažou podle plánu uchovávání v bodě 9.

16. Odpovědnost. Záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 odst. 2 Nařízení. Záznam o přijetí Smlouvy s verzí, časem a IP adresou. Veřejný, verzovaný seznam dílčích zpracovatelů. Auditní záznam administrátorské konzole. Tato Smlouva je verzována s datem účinnosti a dřívější verze zůstávají dostupné.

17. Přenositelnost údajů a zajištění výmazu. Export pracovního prostoru (tabulky CSV, dokumenty v původní podobě) kdykoli a bezplatně. Export údajů uživatelského účtu v aplikaci („Stáhnout moje data“, tabulky CSV). Výmaz dokumentu, výmaz pracovního prostoru (vždy koš 30 dnů, z koše vlastník i ihned), výmaz nemovitosti nebo nájemní smlouvy (koš 14 dnů) a výmaz účtu jsou dostupné přímo v aplikaci.

Opatření, jimiž Provozovatel poskytuje Správci pomoc (doložky 8 a 9)

• Žádosti subjektů údajů (doložka 8 písm. a) a b)): předání žádosti administrátorům pracovního prostoru do 5 pracovních dnů (čl. C.4); funkce Služby pro zobrazení, opravu, export a výmaz údajů; na žádost vyhledání údajů o konkrétní osobě v pracovním prostoru včetně dokumentů; součinnost v době, která Správci umožní dodržet lhůtu podle čl. 12 odst. 3 Nařízení.
• Posouzení vlivu a konzultace s dozorovým úřadem (doložka 8 písm. c) body 1 a 2): tato Smlouva včetně příloh, veřejný přehled bezpečnosti (tormu.cz/legal/data-act) a na žádost výpis ze záznamů o činnostech zpracování a písemné odpovědi na doplňující otázky do 30 dnů.
• Přesnost údajů (doložka 8 písm. c) bod 3): upozornění kontrol integrity v aplikaci; oznámení Správci, dozví-li se Provozovatel o nepřesnosti při vyřizování podpory.
• Zabezpečení (doložka 8 písm. c) bod 4): opatření podle této přílohy; informace o incidentech podle čl. C.3.
• Další informace při oznámení porušení zabezpečení (doložka 9.2, poslední odstavec): čas zjištění a odhadovaný čas vzniku porušení; dotčené pracovní prostory a kategorie údajů; zda byly dotčeny záložní kopie nebo dílčí zpracovatel; zda byly údaje šifrovány; doporučené kroky pro Správce (například informování nájemců); průběžné doplňování informací e-mailem, jakmile jsou dostupné, a na žádost export dotčených záznamů.

PŘÍLOHA IV – SEZNAM DÍLČÍCH ZPRACOVATELŮ

Správce povolil (doložka 7.7 písm. a), možnost 2) využití těchto dílčích zpracovatelů. Aktuální znění seznamu: tormu.cz/legal/subprocessors. Změny se oznamují podle čl. C.2.

Přihlášení přes Google (Sign in with Google) není dílčím zpracováním: Google zde vystupuje jako samostatný správce a informace o něm jsou v Zásadách ochrany osobních údajů.