Informace o zpracování pro nájemce

Jak vzor použít (pro Zákazníka TORMU — pronajímatele, SVJ, bytové družstvo nebo správce): Doplňte pole označená «…», vypusťte body, které se Vás netýkají, odstraňte poznámky psané kurzívou v závorkách a text předejte nájemcům — například jako přílohu nájemní smlouvy, e-mailem nebo vyvěšením v domě. Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR vůči nájemcům máte Vy jako správce jejich osobních údajů; TORMU je Váš zpracovatel a tento vzor je pomůcka, ne právní služba — u složitějších situací (více správců, správcovská firma jednající za vlastníky, zabezpečovací systém domu) jej nechte zkontrolovat.

---

Informace o zpracování osobních údajů pro nájemce

Informace podle čl. 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“).

1. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává (správce)

«Jméno a příjmení / název», «IČO (pokud máte)», «adresa sídla nebo bydliště», e-mail «…», telefon «…» (dále jen „Správce“ nebo „my“).

(Pozn. pro Správce: vzor je psán pro pronajímatele a nájemce — jste-li SVJ nebo bytové družstvo, nahraďte „nájemce“ výrazem „vlastník jednotky“ nebo „člen družstva“ a v bodě 3 upravte účel podle Vašeho vztahu. Pokud jste jmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů, uveďte zde jeho kontakt. Drobní pronajímatelé, SVJ ani bytová družstva ho zpravidla mít nemusí. Spravuje-li dům za Vás správcovská firma, uveďte ji v bodě 6 jako příjemce, ne zde.)

2. Koho se tyto informace týkají

Nájemců bytu / nájemní jednotky «označení jednotky, adresa domu» (dále jen „Vy“), dalších osob uvedených v nájemní smlouvě (spolunájemci, ručitelé, kontaktní osoby) a — pouze co do počtu — osob, které s Vámi byt užívají.

3. Proč Vaše údaje zpracováváme a na jakém právním základě

(Pozn. pro Správce: poslední řádek vyplňte, nebo ho vypusťte.)

4. Které údaje zpracováváme

a) Identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu nebo doručovací adresa, e-mail, telefon.

b) Údaje o nájmu: označení bytu, doba nájmu, výše nájemného a záloh na služby, ujednání nájemní smlouvy a jejích dodatků, protokoly o předání a převzetí bytu.

c) Údaje o platbách: předpisy záloh, přijaté platby, přeplatky a nedoplatky, číslo bankovního účtu (pro identifikaci plateb a vrácení přeplatků).

d) Údaje o spotřebě: stavy a odečty měřidel přiřazených k bytu (včetně dálkových odečtů), z nich odvozená spotřeba, a počet osob užívajících byt, který je rozhodný pro rozúčtování služeb (§ 2 písm. g) a § 12 zákona č. 67/2013 Sb.).

e) Dokumenty a komunikace: nájemní smlouva, vyúčtování, faktury dodavatelů služeb v rozsahu týkajícím se domu, Vaše námitky a naše korespondence s Vámi.

f) «Další kategorie údajů, například údaje o přístupových kartách nebo kódech k zabezpečovacímu systému domu».

Nezpracováváme rodná čísla, kopie občanských průkazů, pasů nebo jiných dokladů, údaje o zdravotním stavu, rodinném stavu ani o příjmech, ani jiné údaje, které pro nájem a vyúčtování nepotřebujeme.

(Pozn. pro Správce: tento odstavec ponechte, jen pokud platí — a pokud takové údaje dnes sbíráte, zvažte, zda je skutečně potřebujete. Rodné číslo lze zpracovávat jen se souhlasem nebo tam, kde to ukládá zákon (§ 13c zákona č. 133/2000 Sb.); kopie dokladů totožnosti bez zákonného důvodu pořizovat nelze (§ 39 písm. c) a d) zákona č. 269/2021 Sb.). Bod f) vyplňte, nebo ho vypusťte.)

5. Odkud údaje pocházejí

Údaje získáváme především od Vás (při uzavření nájemní smlouvy a při komunikaci s Vámi), z odečtů měřidel v bytě a v domě, z faktur a vyúčtování dodavatelů služeb (teplo, voda, energie, odpady) a «od předchozího správce nebo pronajímatele / z veřejných rejstříků, například z katastru nemovitostí».

6. Kdo má k údajům přístup (příjemci)

a) TORMU. K evidenci nájmu, měřidel, plateb a k výpočtu vyúčtování používáme aplikaci TORMU (tormu.cz), kterou provozuje SOMU s.r.o., IČO 30068312, se sídlem Rumunská 18/22, Vinohrady, 120 00 Praha 2, jako náš zpracovatel na základě zpracovatelské smlouvy podle čl. 28 GDPR. Data jsou uložena výhradně v EU (datové centrum v Praze; záložní kopie ve Francii). Provozovatel TORMU Vaše údaje nepoužívá pro vlastní účely; své subzpracovatele (poskytovatele hostingu, záloh a e-mailu) zveřejňuje na https://tormu.cz/legal/subprocessors a informace o zabezpečení na https://tormu.cz/legal/data-act.

b) Dodavatelé služeb a rozúčtovatelé: «dodavatel tepla / vody / energií, rozúčtovatel nákladů» — v rozsahu potřebném k rozúčtování nákladů na jednotlivé byty (například odečty měřidel a počet osob).

c) Správa domu: «správcovská firma / správce nemovitosti, název a IČO», pokud dům spravuje za nás.

d) Odborní poradci: «účetní nebo daňový poradce», advokát v případě sporu.

e) Banka při provádění a identifikaci plateb.

f) Orgány veřejné moci (soudy, exekutoři, finanční úřad, Policie ČR), pokud nám to ukládá zákon nebo pokud to vyžaduje uplatnění našich nároků.

Sami Vaše údaje do zemí mimo Evropskou unii ani mezinárodním organizacím nezasíláme; údaje v aplikaci TORMU jsou uloženy v EU. Někteří subzpracovatelé provozovatele TORMU (dodavatel e-mailových služeb, provozní e-mailová schránka podpory) však mohou mít k omezené části údajů — zejména k dokumentům a zprávám zaslaným e-mailem — přístup i ze třetích zemí: dodavatel e-mailových služeb z USA a Indie, schránka podpory (Google Workspace) z USA a dalších zemí, kde má Google datová centra. I takový přístup je předáním do třetí země ve smyslu GDPR, za které odpovídáme. Předání se opírají o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (pro USA rámec EU–USA pro ochranu údajů, rozhodnutí (EU) 2023/1795) a tam, kde takové rozhodnutí není, nebo pro případ jeho zrušení, o standardní smluvní doložky (prováděcí rozhodnutí Komise (EU) 2021/914, zveřejněné v Úředním věstníku EU). Kopii těchto záruk Vám na požádání poskytneme (kontakty v bodě 1); přehled subzpracovatelů s jejich umístěním a zárukami je na https://tormu.cz/legal/subprocessors.

(Pozn. pro Správce: body b) až e) doplňte podle skutečnosti, nebo je vypusťte. Pokud Vy nebo Váš dodavatel předáváte údaje mimo EU, doplňte k předchozímu odstavci popis předání a jeho záruk.)

7. Jak dlouho údaje uchováváme

a) Po dobu trvání nájemní smlouvy.

b) Po jejím skončení po dobu, po kterou mohou být uplatněny nároky z nájmu a z vyúčtování — obecná promlčecí lhůta činí 3 roky (§ 629 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník) — a po kterou jsme povinni na Vaši písemnou žádost předat vyúčtování a údaje o spotřebě tepla a teplé vody za poslední 3 roky Vámi určenému poskytovateli energetických služeb (§ 8b zákona č. 67/2013 Sb.).

c) Účetní a daňové doklady po dobu stanovenou zákonem: účetní doklady 5 let od konce účetního období (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb.), účetní závěrky 10 let, daňové doklady plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb.). «Nejsme-li účetní jednotkou: doklady pro daňovou evidenci uchováváme po dobu, po kterou lze stanovit daň, tj. zpravidla 3 roky od konce lhůty pro podání daňového přiznání, nejdéle 10 let (§ 148 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád).»

d) V případě sporu po dobu jeho trvání a výkonu rozhodnutí.

Po uplynutí těchto lhůt údaje vymažeme nebo skartujeme; údaje, které již nepotřebujeme pro žádný z účelů, mažeme i dříve.

(Pozn. pro Správce: v bodě c) ponechte variantu, která pro Vás platí — účetní jednotkou je SVJ, bytové družstvo a obchodní společnost; soukromý pronajímatel zdaňující příjmy podle § 9 zákona o daních z příjmů zpravidla účetní jednotkou není.)

8. Vaše práva

Máte právo:

a) na přístup k Vašim osobním údajům a na kopii údajů, které o Vás zpracováváme (čl. 15 GDPR);

b) na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů (čl. 16 GDPR);

c) na výmaz údajů, které již nepotřebujeme, nebo které zpracováváme neoprávněně (čl. 17 GDPR) — právo na výmaz se neuplatní, pokud údaje musíme uchovat ze zákona nebo pro uplatnění právních nároků;

d) na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);

e) na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme na základě smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR);

f) vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR); po námitce zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které nad Vašimi zájmy převažují, nebo pokud údaje nepotřebujeme pro uplatnění právních nároků.

Svá práva uplatníte u Správce na kontaktech uvedených v bodě 1. Odpovíme Vám bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit až o další dva měsíce, o čemž Vás vyrozumíme. Provozovatel TORMU Vaše žádosti sám nevyřizuje — pokud se obrátíte na něj, předá žádost nám.

Pokud se domníváte, že Vaše údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.gov.cz, e-mail posta@uoou.gov.cz, datová schránka qkbaa2n. Budeme rádi, když se nejprve obrátíte na nás.

9. Musíte nám údaje poskytnout?

Poskytnutí údajů podle bodu 4 písm. a) až d) je nezbytné pro uzavření a plnění nájemní smlouvy a pro vyúčtování služeb; bez nich nemůžeme nájemní smlouvu uzavřít ani služby správně vyúčtovat. Změny v počtu osob užívajících byt jste povinni nám oznámit bez zbytečného odkladu (§ 12 zákona č. 67/2013 Sb.; § 2272 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.). Ostatní údaje poskytujete dobrovolně.

10. Automatizované rozhodování a vyúčtování

Nedochází k automatizovanému rozhodování s právními účinky ani k profilování. Výpočet vyúčtování je prováděn programem podle pravidel zákona č. 67/2013 Sb. a vyhlášky č. 269/2015 Sb., jeho výsledek však kontroluje a vydává Správce. Vyúčtování Vám doručíme nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období (§ 7 odst. 1 zákona č. 67/2013 Sb.) a námitky k jeho způsobu a obsahu nám můžete předložit nejpozději do 30 dnů od jeho doručení (§ 8 odst. 2 téhož zákona); na Vaši žádost Vám doložíme podklady, ze kterých vyúčtování vychází (§ 8 odst. 1 téhož zákona).

11. Změny těchto informací

Změní-li se účel, rozsah nebo příjemci zpracování, poskytneme Vám aktualizované informace stejným způsobem, jakým jste obdrželi tyto.

«Místo, datum»

«Správce — jméno / název a podpis»

---

(Pozn. pro Správce: TORMU tento vzor aktualizuje při změně svých subzpracovatelů nebo umístění dat; aktuální verze je vždy na https://tormu.cz/legal/tenant-notice. Verze, kterou jste nájemcům předali, zůstává platná, dokud ji nenahradíte.)