Zásady ochrany osobních údajů
Účinné od «YYYY-MM-DD»
Verze 2026-09-15.11
Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje zpracováváme při provozu služby TORMU, proč, jak dlouho je uchováváme, komu je předáváme a jaká máte práva. Je určen uživatelům služby, návštěvníkům webu tormu.cz, osobám, které nám píší, i lidem, jejichž údaje do služby vložil náš zákazník (nájemcům, vlastníkům jednotek a dalším kontaktům).
Poskytujeme jej podle čl. 13 a 14 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Informace o cookies a dalším ukládání do vašeho prohlížeče jsou v samostatném dokumentu Informace o cookies.
1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat
Provozovatelem služby TORMU (tormu.cz) je SOMU s.r.o., IČO 30068312, DIČ CZ30068312 (neplátce DPH), se sídlem Rumunská 18/22, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 456778. Kontakt: support@tormu.cz, tel. +420 216 216 121.
V tomto dokumentu o sobě mluvíme jako o Provozovateli nebo „my“. Službu TORMU (webovou aplikaci na tormu.cz a její rozhraní) nazýváme Služba.
Pro všechny záležitosti ochrany osobních údajů — dotazy, uplatnění práv, oznámení — použijte jedinou adresu support@tormu.cz nebo datovou schránku ak5vv3e. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali: posoudili jsme podmínky čl. 37 GDPR (nejsme orgán veřejné moci, neprovádíme rozsáhlé systematické monitorování ani rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií údajů) a povinnost jmenovat pověřence se na nás nevztahuje.
2. Dvě role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel
TORMU je nástroj pro správu pronájmů a vyúčtování služeb. Vystupujeme ve dvou rolích, které se liší v tom, kdo za zpracování odpovídá a na koho se máte obracet:
- Správce (část A tohoto dokumentu) jsme pro údaje, které vznikají tím, že Službu užíváte nebo s námi komunikujete: údaje o vašem účtu, přihlašování a zařízeních, podpoře, zpětné vazbě, odeslaných e-mailech, oznámeních, přijetí smluvních dokumentů, a dále provozní a bezpečnostní záznamy serverů. Za tato zpracování odpovídáme my a svá práva uplatňujete u nás.
- Zpracovatel (část B) jsme pro všechno, co do svého pracovního prostoru vloží náš zákazník: údaje nájemců, vlastníků jednotek, kontaktů, nájemních smluv, plateb, měřidel a nahraných dokumentů, a také pozvánky, které správce pracovního prostoru odešle. Správcem těchto údajů je zákazník (pronajímatel, společenství vlastníků, bytové družstvo nebo správce nemovitostí) a my je zpracováváme pouze podle jeho pokynů na základě Zpracovatelské smlouvy. Jste-li nájemce nebo vlastník, obracejte se se svými právy na svého pronajímatele či správce (viz část B).
Definice. Uživatel je osoba s účtem ve Službě. Zákazník je subjekt, pro který je zřízen pracovní prostor (a který přijal Obchodní podmínky a Zpracovatelskou smlouvu). Pracovní prostor je oddělený prostor zákazníka ve Službě, ve kterém jsou uloženy jeho nemovitosti, nájemní jednotky, smlouvy, měřidla, dokumenty a vyúčtování. Správce pracovního prostoru je uživatel s rolí správce v daném pracovním prostoru.
Část A — TORMU jako správce
3. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho
Tabulka níže je úplným přehledem zpracování, u nichž jsme správcem (řádek 3.4 o pozvánkách uvádíme pro úplnost — u pozvánek jsme zpracovatelem zákazníka). Právní základy odkazují na čl. 6 odst. 1 GDPR: b) plnění smlouvy (smlouvy o užívání Služby, kterou uzavíráte přijetím Obchodních podmínek), c) právní povinnost, f) oprávněný zájem (shrnutí posouzení oprávněných zájmů je v článku 12). Zkratka „do smazání účtu“ znamená, že údaj zaniká s vaším účtem (článek 9.3).
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba uchování | Příjemci |
|---|---|---|---|---|
| 3.1 Účet a přihlášení — vedení účtu, přihlašování heslem nebo přes Google, ověření e-mailu, obnova hesla, jazyk rozhraní | e-mailová adresa, jméno a příjmení, otisk (hash) hesla nebo identifikátor účtu Google, jazyk, stav ověření e-mailu, datum vytvoření a posledního přihlášení, počítadlo neúspěšných přihlášení a případné dočasné uzamčení, barva iniciálového avataru a případně vámi nahraný profilový obrázek (ukládáme jen naše zmenšené kopie 256 × 256 a 64 × 64 px), jednorázové tokeny pro ověření e-mailu a obnovu hesla | b); zabezpečení účtu f) | do smazání účtu (nahraný profilový obrázek mažeme z úložiště spolu s účtem); jednorázové tokeny pro ověření e-mailu a obnovu hesla platí 24 hodin a jejich záznam (otisk a časy) mažeme do 7 dnů po skončení platnosti — u účtu s dosud neověřeným e-mailem uchováváme záznamy tokenů pro ověření e-mailu až do ověření nebo smazání účtu, protože podle nejnovějšího z nich počítáme následující lhůtu; neověřené účty (bez potvrzení e-mailu) mažeme 30 dnů od poslední žádosti o ověření | Zerops (hosting), Brevo (odeslání e-mailů) |
| 3.2 Relace a zabezpečení přihlášení — udržení přihlášení, obrana proti převzetí účtu, přehled „Přihlášená zařízení“ | ke každé relaci: IP adresa, typ prohlížeče (user agent), čas vydání a platnosti, pracovní prostor, otisk obnovovacího tokenu; k zapamatovanému zařízení: otisk tokenu, označení prohlížeče, IP adresa při registraci zařízení a z ní lokálně odvozené přibližné místo (město, země — z offline databáze, žádný dotaz třetí straně), čas posledního použití; k ověřovacímu kódu zaslanému e-mailem: otisk kódu, čas platnosti, počet pokusů, IP adresa, prohlížeč a přibližné místo; k jednorázovému odkazu „to jsem nebyl/a já“: otisk odkazu, čas platnosti a použití — při přihlášení z nového zařízení vám tento odkaz pošleme v upozornění e-mailem (platí 24 hodin; upozornění uvádí čas, zařízení, IP adresu, přibližné místo a způsob přihlášení); k silnějším způsobům ověření (článek 3, „Další způsoby ověření“): u passkey veřejný klíč, identifikátor a vámi zvolený název, počítadlo použití a čas posledního použití; u ověřovací aplikace tajemství pro generování kódů (uložené šifrovaně samostatným klíčem) a časový krok posledního přijatého kódu; u záložních kódů jen jejich otisky a čas použití; datum zapnutí; bezpečnostní události účtu (vydání a ověření kódu, chybný kód, registrace a odhlášení zařízení, potvrzení citlivé akce, změny způsobů ověření, zabezpečení účtu odkazem, dosažení denního limitu pozvánek — řádek 3.4) zapisujeme s časem a IP adresou do auditního záznamu (řádek 3.10) | f) — bezpečnost účtu (článek 12.1) | záznamy o relacích 30 dnů po skončení platnosti tokenu; zapamatované zařízení: platí 30 dnů od posledního přihlášení na něm (dříve, pokud je odhlásíte), záznam mažeme do 30 dnů po skončení platnosti nebo odhlášení zařízení; ověřovací kód: platí 10 minut, záznam mažeme do 1 dne; jednorázový odkaz z e-mailu o novém přihlášení: platí 24 hodin, záznam mažeme do 7 dnů; údaje passkey, ověřovací aplikace a záložních kódů do jejich odebrání nebo do smazání účtu; bezpečnostní události účtu 12 měsíců (řádek 3.10) | Zerops; Brevo (odeslání kódu a upozornění) |
| 3.3 Přihlášení přes Google (viz článek 6) | e-mailová adresa, jméno, příjmení a identifikátor vašeho účtu Google, které nám Google předá po vašem souhlasu; profilový obrázek z Googlu nestahujeme ani neukládáme | b) | do smazání účtu | Google Ireland Limited jako samostatný správce (článek 6) |
| 3.4 Pozvánky do pracovního prostoru — správce pracovního prostoru zve další osobu; pozvánku zpracováváme jménem zákazníka jako jeho zpracovatel (část B; Zpracovatelská smlouva, příloha II), protože koho a s jakými oprávněními pozve, rozhoduje zákazník — u něj pozvaný uplatňuje svá práva. Jako správce vedeme jen záznam o odeslaném e-mailu (řádek 3.6) a záznam o dosažení denního limitu pozvánek (řádek 3.2); účet pozvaného vzniká až přijetím pozvánky (řádek 3.1) | e-mailová adresa pozvaného, přidělená role a oprávnění, kdo pozval, název pracovního prostoru, otisk přístupového tokenu, stav pozvánky | pokyn zákazníka (čl. 28 GDPR); právní základ pozvání je na zákazníkovi (článek 12.3) | pozvánka platí 14 dnů (správce ji může znovu odeslat, nejvýše jednou za 10 minut — tím se platnost obnoví; jeden správce může odeslat nejvýše 20 pozvánek za 24 hodin); pozvánku mažeme po uplynutí platnosti nebo po odmítnutí (odmítnout lze i bez účtu), o odmítnutí se zvoucí dozví oznámením v aplikaci; záznam o tom, kdo koho a s jakou rolí pozval, zůstává zákazníkovi v historii přístupů pracovního prostoru 3 roky, nejdéle do smazání pracovního prostoru; pozvánky, které jste sami odeslali, zanikají s vaším účtem | Brevo (odeslání e-mailu), Zerops |
| 3.5 Podpora a zpětná vazba — vyřízení vaší žádosti o podporu nebo hlášení z aplikace, včetně e-mailů na support@tormu.cz | vaše zpráva, typ požadavku, účet a pracovní prostor, u hlášení z aplikace též adresa stránky, verze aplikace, typ prohlížeče a snímek obrazovky, pokud jej připojíte (uložený v našem úložišti dokumentů; před přiložením snímku obrazovky aplikace skryje osobní údaje — jména, e-maily, telefony, čísla účtů a rodná čísla nahradí šedými bloky; odesílatel si může skrytí vypnout; snímek proto může zachytit údaje zobrazené na obrazovce, včetně údajů z části B) | b); f) — zlepšování Služby | 12 měsíců od uzavření požadavku; vlákna v podpůrné schránce rovněž 12 měsíců od uzavření | Zerops; Google Ireland Limited (schránka support@ — článek 7) |
3.6 Odesílané a přijímané e-maily a jejich evidence — doručování servisních zpráv (ověření e-mailu, obnova hesla, pozvánky, oznámení) a příjem e-mailů na adresu pracovního prostoru …@inbox.tormu.cz | u odeslaných: příjemce, předmět, odesílatel, stav doručení, chybové hlášení; u přijatých: adresa odesílatele, adresa příjemce, předmět, výsledek kontrol DKIM/SPF, rozhodnutí o zpracování a jeho důvod, identifikátory vytvořených importů | b); f) — doručitelnost a bezpečnost e-mailového kanálu | 12 měsíců | Brevo (odeslání i příjem), Zerops |
| 3.7 Oznámení v aplikaci — upozornění na dění ve vašich pracovních prostorech | typ, název a text oznámení, odkazované záznamy, čas přečtení | b) | 12 měsíců od vytvoření (přečtená i nepřečtená), nejpozději do smazání účtu | Zerops |
| 3.8 Přijetí smluvních dokumentů — doklad o tom, že jste přijali Obchodní podmínky a Zpracovatelskou smlouvu a vzali na vědomí tyto Zásady; při založení pracovního prostoru nebo doplnění údajů zákazníka identifikace zákazníka | uživatel (a jeho e-mail v době přijetí), dokument a jeho verze, čas, IP adresa, typ prohlížeče, místo přijetí (registrace, první přihlášení přes Google, přijetí pozvánky, založení pracovního prostoru, doplnění údajů zákazníka, opětovné přijetí v aplikaci) a u Zpracovatelské smlouvy pracovní prostor, pro který byla přijata; typ zákazníka (fyzická osoba / SVJ / bytové družstvo / správce / obchodní společnost), název, IČO a prohlášení o oprávnění jednat | b); f) — prokazatelnost uzavření smlouvy | po dobu trvání smlouvy, tj. do smazání účtu, a poté 3 roky od smazání účtu (obecná promlčecí lhůta, § 629 zákona č. 89/2012 Sb.); po smazání účtu záznam zůstává s pseudonymizovaným e-mailem a bez vazby na účet | Zerops |
| 3.9 Čekací listina — zápis do fronty, je-li dočasně vyčerpána kapacita pro zakládání pracovních prostorů | účet, stav, čas zápisu a vyrozumění | b) | do vyřízení, nejdéle do smazání účtu | Zerops, Brevo (vyrozumění) |
| 3.10 Auditní záznam — dohledatelnost zásahů provozovatele do platformy (operátorská konzole), bezpečnostních událostí účtů (řádek 3.2) a nevratného výmazu pracovních prostorů z koše | kdo (účet a e-mail), metoda a cesta požadavku, název akce, stavový kód, IP adresa, čas; u pozastavení účtu uvedený důvod; u výmazu z koše druh a identifikátor záznamu a počty smazaných řádků | f) — bezpečnost a odpovědnost provozovatele (článek 12.4) | bezpečnostní události účtů 12 měsíců; zásahy provozovatele, výmazy z koše a záznamy o odpovědnosti (výmaz účtu provozovatelem, zrušení silnějšího ověření, volba sdílení pro společný základ návrhů, odstoupení od smlouvy) 3 roky; IP adresu odstraňujeme po 12 měsících; e-mail je po smazání účtu pseudonymizován | Zerops |
| 3.11 Serverové a platformové záznamy — provoz, bezpečnost a odhalování zneužití; týká se každého návštěvníka, i bez účtu | IP adresa, požadovaná adresa (URL), typ prohlížeče (user agent), čas, stavový kód odpovědi; technické provozní záznamy | f) — bezpečnost a stabilita Služby (článek 12.1) | nejdéle 1 rok; při překročení objemu 1 GiB se nejstarší záznamy mažou dříve (lhůtu stanoví poskytovatel hostingu a nelze ji zkrátit) | Zerops |
| 3.12 Chybová telemetrie — zjištění a oprava chyb Služby (viz článek 8) | technický popis chyby, adresa a metoda požadavku bez parametrů, typ prohlížeče (user agent), adresa odkazující stránky bez parametrů, interní identifikátor uživatele, verze aplikace; odstraňujeme těla požadavků, cookies, IP adresu, e-mail a obsah zpracovávaných záznamů | f) — spolehlivost Služby (článek 12.2) | 90 dnů | Functional Software, Inc. (Sentry), region EU |
| 3.13 Zálohy — obnova Služby po havárii | kopie databáze a úložiště dokumentů, tedy všech údajů výše i v části B | f) — dostupnost a integrita dat; b) | viz článek 9.4 | Zerops (spravované zálohy), Scaleway (kopie mimo hlavní datové centrum) |
Kontrola hesla proti známým únikům. Když si volíte nebo měníte heslo, ověříme, zda se neobjevilo ve známém úniku dat (služba Have I Been Pwned). Ze serveru odchází pouze zkrácený otisk hesla, nikdy heslo samotné, váš e-mail ani jiný identifikátor; ověření tedy neobsahuje osobní údaje.
Další způsoby ověření. Při přihlášení heslem z neznámého zařízení vám pošleme jednorázový kód e-mailem (řádek 3.2); ověřené zařízení si pamatujeme 30 dnů. Zapnete-li si silnější způsob ověření (passkey nebo aplikaci s jednorázovými kódy), používá se místo e-mailového kódu — při přihlášení z neznámého zařízení, u přihlášení přes Google z neznámého zařízení i při potvrzení citlivých akcí — a dostanete deset jednorázových záložních kódů. Silnější způsob ověření je nutné nastavit před založením pracovního prostoru a před přijetím role správce pracovního prostoru. Uchováváme k tomu jen potřebné technické údaje (veřejný klíč passkey, resp. šifrovaně uložené tajemství pro generování kódů a otisky záložních kódů) — biometrické údaje neopouštějí vaše zařízení. O každém přihlášení z nového zařízení, o zapnutí či vypnutí způsobu ověření, o použití záložního kódu a o dočasném zablokování ověřování po opakovaných chybných kódech vás informujeme e-mailem.
Údaje z účtu, relací, podpory a pozvánek zpracováváme jen k účelům uvedeným v tabulce. Nevytváříme profily, neanalyzujeme chování uživatelů a údaje neprodáváme.
4. Návštěvníci webu bez účtu
Pokud si tormu.cz jen prohlížíte, zpracováváme o vás pouze serverové záznamy podle řádku 3.11 a ukládáme do vašeho prohlížeče výhradně technicky nezbytné položky: jazyk rozhraní a prázdný záznam stavu aplikace, a zahájíte-li přihlášení přes Google, relační cookie, která toto přihlášení chrání (vše viz Informace o cookies). Web nenačítá žádné zdroje třetích stran — písma, skripty, styly ani obrázky nejsou stahovány z cizích serverů, takže při prohlížení nepředáváme vaši IP adresu nikomu dalšímu než našemu poskytovateli hostingu. Nepoužíváme analytické ani marketingové nástroje.
5. Zabezpečení
Služba běží výhradně přes šifrované spojení. Přihlášení chráníme zabezpečenými cookies, omezením počtu pokusů, požadavky na sílu hesla s kontrolou proti únikům, dočasným uzamčením účtu po opakovaných neúspěšných pokusech, možností odhlásit všechna zařízení najednou, ověřením nového zařízení jednorázovým kódem a silnějším ověřením (passkey nebo ověřovací aplikace) povinným pro správce pracovních prostorů. Pracovní prostory jsou od sebe technicky oddělené a přístup uvnitř nich řídí role a oprávnění. Spravované zálohy databáze jsou šifrovány klíčem, který nemá k dispozici ani personál poskytovatele hostingu; kopie mimo hlavní datové centrum je chráněna proti přepsání a smazání a u dokumentů uchováváme předchozí verze. Podrobnější přehled opatření a informace podle nařízení (EU) 2023/2854 (Data Act) najdete na stránce Bezpečnost a transparentnost.
6. Přihlášení přes Google
Nabízíme přihlášení účtem Google (Sign in with Google). Po vašem souhlasu na straně Googlu
obdržíme vaši e-mailovou adresu, jméno, příjmení a identifikátor účtu Google (rozsah
openid, email, profile); z nich vytvoříme nebo spárujeme váš účet. Profilový obrázek
z Googlu nestahujeme, neukládáme ani nezobrazujeme — ve Službě máte iniciálový avatar nebo
obrázek, který si sami nahrajete a který je uložen a poskytován výhradně z našeho úložiště.
Pro údaje na straně vašeho účtu Google (včetně toho, že jste se přihlásili do TORMU) je Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko) samostatným správcem podle vlastních zásad ochrany soukromí (https://policies.google.com/privacy). Google není v této funkci naším zpracovatelem. Přihlášení heslem je vždy k dispozici jako alternativa.
7. Kde jsou údaje uloženy a předávání mimo EU
Data jsou uložena výhradně v EU (datové centrum v Praze; záložní kopie ve Francii). Služba běží u společnosti Zerops s.r.o. v Praze; záložní kopie je uložena u společnosti Scaleway SAS v Paříži; odchozí a příchozí e-maily zpracovává Brevo SAS na serverech ve Francii a Belgii; hlášení chyb směřují do regionu EU společnosti Sentry.
Výjimka pro e-mail s podporou: E-mailová komunikace s podporou je zpracovávána službou Google Workspace (Google Ireland Ltd.); data mohou být zpracována i mimo EU na základě rozhodnutí o DPF a standardních smluvních doložek. Platí to pro vše, co pošlete na support@tormu.cz, a pro naše odpovědi.
Předání do USA: Předání do USA (Sentry — metadata organizace; Google — přihlášení; Brevo — podpora) probíhá na základě rozhodnutí Komise (EU) 2023/1795 (DPF); pro případ jeho zrušení jsou uzavřeny standardní smluvní doložky (2021/914). U Brevo se jedná o přístup pracovníků podpory z USA a Indie (standardní smluvní doložky), nikoli o uložení dat mimo EU.
Úplný seznam našich zpracovatelů (subzpracovatelů) s právní formou, umístěním a základem předání je v dokumentu Seznam subzpracovatelů. Kromě nich předáváme údaje pouze orgánům veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis nebo vykonatelné rozhodnutí, a v takovém případě o tom zákazníka informujeme, je-li to dovoleno.
8. Chybová telemetrie (Sentry)
Chyby Služby hlásíme do nástroje Sentry (Functional Software, Inc., San Francisco, USA) v regionu EU. Telemetrie ve webovém prohlížeči je vypnutá — z vašeho zařízení do Sentry nic neodchází. Před odesláním každé události odstraňujeme těla požadavků a jejich parametry, cookies, IP adresu, e-mail a všechny hlavičky kromě několika technických (ponecháváme zejména typ prohlížeče — User-Agent — a adresu odkazující stránky — Referer — zbavenou parametrů), argumenty funkcí ve výpisu zásobníku a kontext záznamů z aplikace; e-mailové adresy v textu chyb, hodnoty záznamů citované v chybových hlášeních databáze a jednorázové tokeny v adrese požadavku jsou maskovány. Událost obsahuje popis výjimky, výpis zásobníku, cestu a metodu požadavku, typ prohlížeče, interní identifikátor uživatele a verzi aplikace. Metadata naší organizace u Sentry (účet, nastavení) jsou vedena v USA na základě uvedeném v článku 7. Události jsou u Sentry uchovávány 90 dnů.
9. Vaše práva
9.1 Přehled práv
Podle čl. 15–22 GDPR máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (řádek 3.1 v rozsahu zabezpečení účtu a řádky 3.2, 3.5, 3.6, 3.8, 3.10–3.13); v takovém případě zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které nad vašimi zájmy převažují. Na souhlasu žádné z uvedených zpracování nezakládáme; pokud bychom souhlas někdy požadovali (například pro zasílání obchodních sdělení), můžete jej kdykoli odvolat s účinky do budoucna.
9.2 Přístup a export
Většinu údajů vidíte a upravíte přímo v nastavení účtu. Kopii údajů, u nichž jsme správcem, si stáhnete tlačítkem „Stáhnout moje data“ v nastavení účtu (Nastavení → Obecné → profil; archiv ZIP s tabulkami CSV: profil, členství v pracovních prostorech a oprávnění k nemovitostem, zapamatovaná zařízení, historie přihlášení, záznamy o přijetí smluvních dokumentů a vaše zprávy pro podporu; oznámení, pozvánky a zápis do čekací listiny vidíte v aplikaci a na žádost je doplníme; způsoby ověření vidíte v Nastavení → Zabezpečení). Správce pracovního prostoru může vyexportovat pracovní prostor (Pracovní prostory → Nastavení pracovního prostoru → „Export dat“; strojově čitelný export ve formátu CSV (tabulky, včetně ručních úprav výpočtu), nahrané dokumenty (PDF) a text z nich rozpoznaný; nastavení výpočtu (grafy) a další údaje o vnitřním fungování Služby součástí exportu nejsou — Stránka Bezpečnost a transparentnost, bod 4.3) — bezplatně a kdykoli, nejvýše jednou za 10 minut.
9.3 Výmaz — smazání účtu a pracovního prostoru
- Účet smažete v nastavení účtu (Nastavení → Obecné → Účet → „Smazat účet“, po opětovném ověření — kód z e-mailu, passkey nebo ověřovací aplikace); smazání je okamžité. Smazání je blokováno pouze tehdy, jste-li jediným správcem pracovního prostoru, který obsahuje data (nemovitosti) — nejdříve správcovství předejte jinému členovi, nebo pracovní prostor smažte. S účtem zanikají vaše relace, zapamatovaná zařízení, passkey, ověřovací aplikace a záložní kódy, členství a oprávnění k nemovitostem, oznámení, zpětná vazba a požadavky na podporu (včetně snímků obrazovky a interních poznámek podpory k nim), pozvánky, které jste odeslali, čekací listina, nahraný profilový obrázek a váš demo pracovní prostor. Pracovní prostory, které spravuje i někdo jiný, zůstávají ostatním členům; pracovní prostor, jehož jste jediným členem, se při smazání účtu přesune do koše a po 30 dnech je vymazán (viz níže).
- Pracovní prostor smaže jeho správce (Pracovní prostory → Nastavení pracovního prostoru → „Přesunout do koše“, po opsání názvu a opětovném ověření): nejprve se přesune do koše a po 30 dnech je nevratně vymazán včetně dokumentů. Od smazání k němu žádný člen nemá přístup; každý správce dostane e-mail s datem výmazu a odkazem na obnovení. Během této doby jej může kterýkoli správce pracovního prostoru obnovit (v seznamu pracovních prostorů, sekce „Koš“, nebo odkazem z e-mailu) a poté data exportovat; vlastník jej může z koše smazat ihned („Smazat ihned“). Žádost o výmaz podaná v této lhůtě vyřídíme bez odkladu. Nevratný výmaz zapisujeme do auditního záznamu (druh a identifikátor záznamu, počty smazaných řádků a u výmazu na žádost vlastníka nebo operátora jeho účet a e-mail — řádek 3.10).
- Po smazání účtu zůstávají pouze: záznamy uvedené v tabulce s vlastní dobou uchování (evidence e-mailů 12 měsíců; auditní záznam s pseudonymizovaným e-mailem — bezpečnostní události 12 měsíců, záznamy o odpovědnosti 3 roky, IP adresa nejdéle 12 měsíců; záznam o přijetí smluvních dokumentů s pseudonymizovaným e-mailem 3 roky; pozvánky adresované vaší e-mailové adrese do uplynutí jejich platnosti) a záložní kopie podle článku 9.4.
- Záznamy, které o vás vedou zákazníci ve svých pracovních prostorech — například historie přístupů (kdo vám kdy udělil nebo odebral oprávnění) nebo údaj o tom, kdo záznam vytvořil či změnil —, jsou údaji zákazníka (část B): smazáním účtu nezanikají a o jejich výmazu rozhoduje zákazník. Žádost o jejich výmaz mu předáme (článek 10).
9.4 Zálohy — zpoždění výmazu, nikoli výjimka
Smazané údaje dožívají v zálohách; nejde o výjimku z práva na výmaz, ale o technické zpoždění, které uvádíme přesně: spravované zálohy databáze u Zerops jsou vedeny v cyklu 7 denních / 4 týdenních / 3 měsíčních kopií (šifrované, uložené u Zerops v Praze); záložní kopie databáze a dokumentů mimo hlavní datové centrum (Scaleway, Francie) se uchovávají nejdéle 90 dnů; předchozí verze dokumentů se automaticky mažou po 60 dnech. Platí pravidlo: žádná obnova ze zálohy bez opětovného provedení smazání, která mezitím proběhla.
9.5 Jak práva uplatnit a stížnost
Napište na support@tormu.cz z e-mailové adresy svého účtu, nebo použijte funkce v aplikaci. Totožnost ověřujeme přihlášením do účtu; u žádostí mimo aplikaci vás můžeme požádat o doplnění. Odpovíme do jednoho měsíce; u složitých žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Uplatnění práv je bezplatné.
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, https://uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdříve obrátíte na nás.
Část B — TORMU jako zpracovatel
10. Nájemci, vlastníci a další kontakty
Pokud jste nájemce, vlastník jednotky, člen SVJ či družstva, dodavatel nebo jiná osoba, jejíž údaje do TORMU vložil pronajímatel, společenství vlastníků, bytové družstvo nebo správce nemovitostí, pak správcem vašich údajů je tento zákazník, nikoli my. Zákazník rozhoduje o tom, které údaje vloží a k čemu je použije, a je povinen vás o zpracování informovat (čl. 13 a 14 GDPR); pro tento účel mu poskytujeme vzor Informace o zpracování pro nájemce.
Co pro zákazníky zpracováváme: identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon, IČO/DIČ, adresa), údaje z nájemních smluv a o nájemních jednotkách, platební kalendáře, platby a případné dluhy, odečty měřidel, nahrané dokumenty (faktury, smlouvy, odečty) a jejich text získaný rozpoznáním (OCR), e-maily doručené na adresu pracovního prostoru včetně příloh, poznámky zákazníka, identifikátory zabezpečovacího systému a výsledná vyúčtování.
Jak je zpracováváme: pouze uložením, zobrazením, rozpoznáním textu, výpočtem vyúčtování, příjmem e-mailů, zálohováním a exportem — tedy tím, co Služba dělá — a podle písemných pokynů zákazníka. Rozpoznávání textu probíhá na našich serverech; žádná externí služba OCR ani umělá inteligence třetí strany se nepoužívá. Pomocník, který navrhuje přiřazení polí z dokumentů, čerpá ze společného základu vytvořeného z dat zákazníků, kteří to v nastavení pracovního prostoru povolili, a to pouze anonymní údaje o rozložení dokumentů (poloha polí a slova, která se vyskytují v dokumentech nejméně pěti různých pracovních prostorů) — nikdy dokumenty, částky ani čísla účtů. Tyto údaje odvozujeme na pokyn zákazníka a ukládáme je bez údaje o tom, od kterého zákazníka a z kterého dokumentu nebo místa v dokumentu pocházejí; i když mezi nimi může být běžné jméno, nelze je přiřadit konkrétní osobě. Zákazník, který to nepovolil, do společného základu nepřispívá nic — opravy, které u svých dokumentů provede, zůstávají údaji jeho pracovního prostoru, slouží jen návrhům v něm, nepoužívají se pro jiné zákazníky a zanikají nejpozději s pracovním prostorem; povolení lze kdykoli odvolat a příspěvky se tím ihned zastaví. Údaje zákazníků nepoužíváme k vlastním účelům (čl. 28 odst. 10 GDPR).
Uplatnění práv: žádosti o přístup, opravu, výmaz či námitku směřujte na svého pronajímatele nebo správce. Přijde-li taková žádost k nám, předáme ji zákazníkovi a poskytneme mu součinnost; sami ji nevyřizujeme, ledaže nás k tomu zákazník zmocní. Podmínky, za nichž pro zákazníky zpracováváme, jsou ve Zpracovatelské smlouvě; dobu uchování určuje zákazník (typicky po dobu nájmu a zákonných lhůt, které se na něj vztahují) a po skončení smlouvy se zákazníkem údaje na jeho volbu vrátíme nebo smažeme (článek 9.3 a 9.4). Smaže-li zákazník jednotlivou nemovitost nebo nájemní smlouvu, je záznam se vším, co k němu patří, 14 dnů v koši pracovního prostoru (obnovitelný) a poté nevratně vymazán včetně dokumentů; smazaný dokument nebo jeho stránka je vymazán ihned včetně rozpoznaného textu.
Společná ustanovení
11. Automatizované pomocníky, obchodní sdělení, děti
- Rozpoznání textu z dokumentů, návrhy přiřazení polí a kontroly integrity vyúčtování jsou automatizovaní pomocníci, jejichž výstup uživatel vždy vidí a potvrzuje. Neprovádíme žádné automatizované rozhodování s právními účinky (čl. 22 GDPR) ani profilování.
- E-maily, které Služba odesílá (ověření, obnova hesla, ověřovací kódy a upozornění na nové přihlášení a změny zabezpečení, pozvánky, oznámení o dění v pracovním prostoru, upozornění na přesun pracovního prostoru do koše, odůvodnění při pozastavení účtu, upozornění na změny dokumentů a případné oznámení o ukončení Služby) a odpovědi podpory z adresy support@tormu.cz jsou servisní zprávy nezbytné pro poskytování Služby; každý e-mail odeslaný Službou nese v patičce identifikaci Provozovatele a odkazy na smluvní dokumenty. Obchodní sdělení nezasíláme bez vašeho předchozího samostatného souhlasu (§ 7 zákona č. 480/2004 Sb.).
- Služba je určena osobám starším 18 let; účty dětí vědomě nezřizujeme.
12. Shrnutí posouzení oprávněných zájmů
Kde se opíráme o oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), provedli jsme písemné posouzení. Jeho závěry:
- Bezpečnostní záznamy (IP adresa a typ prohlížeče u relací a zapamatovaných zařízení, serverové záznamy, počítadla neúspěšných přihlášení): náš zájem chránit účty a Službu před zneužitím a umožnit vám zkontrolovat a odhlásit svá zařízení je legitimní; údaje jsou minimální, uchovávané krátce, nepoužívají se k profilování a uživatel takové zabezpečení u online služby důvodně očekává. Dopad na vaše práva je nízký; zájem převažuje.
- Chybová telemetrie (Sentry): náš zájem rychle zjišťovat a opravovat chyby je legitimní; před odesláním odstraňujeme osobní údaje (článek 8), telemetrie v prohlížeči je vypnutá, události se uchovávají 90 dnů v regionu EU. Dopad je minimální; zájem převažuje.
- Pozvánky do pracovního prostoru na vlastním oprávněném zájmu nezakládáme: pozvánku zpracováváme jménem zákazníka jako jeho zpracovatel (řádek 3.4; Zpracovatelská smlouva, příloha II a čl. C.7 odst. 4). Koho a s jakými oprávněními pozve, rozhoduje zákazník, a právní základ pozvání je proto na něm (zpravidla jeho oprávněný zájem zpřístupnit pracovní prostor spolupracovníkovi). Pozvánka přesto dodržuje pravidla, která chrání pozvaného: uvádí, kdo a kam zve, neobsahuje žádnou propagaci, lze ji odmítnout bez založení účtu, neposíláme k ní připomínky a odesílání je omezené (táž pozvánka znovu nejvýše jednou za 10 minut, nejvýše 20 pozvánek za 24 hodin od jednoho správce).
- Auditní záznam (zásahy operátorské konzole, bezpečnostní události účtů, výmazy z koše) uchovávaný i po smazání účtu — bezpečnostní události 12 měsíců, zásahy provozovatele, výmazy z koše a záznamy o odpovědnosti 3 roky, IP adresa nejdéle 12 měsíců: zájem na dohledatelnosti zásahů do platformy a na možnosti vyšetřit zneužití účtu převažuje; e-mail je po smazání účtu pseudonymizován a záznam nikdy neobsahuje kódy ani tokeny.
Podrobnosti posouzení poskytneme na vyžádání na support@tormu.cz.
13. Změny tohoto dokumentu
Dokument je verzovaný (verze a datum účinnosti jsou uvedeny v jeho záhlaví). O podstatných změnách informujeme uživatele e-mailem a v aplikaci nejméně 30 dnů před jejich účinností; od data účinnosti vás aplikace požádá, abyste novou verzi vzali na vědomí. Drobné úpravy znění zveřejňujeme bez oznámení. Předchozí verze zůstávají dostupné. V případě rozporu má přednost české znění.